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EVENTCRISIS.COM

Unterstützung in der Krise

Die gemeinsam von German Convention Bureau und tw tagungswirtschaft gegründete Informationsplattform www.eventcrisis.org bündelt die wichtigsten Informationen für Veranstaltungsplaner*innen und deren Dienstleister und Partner in Zeiten der COVID-19-Krise.

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ie Verbreitung des Coronavirus hat die Tagungs- und Kongressbranche mit voller Wucht getroffen. Von einem Tag auf den anderen wurde vielen Unternehmen mit einem Veranstaltungsverbot praktisch die Geschäftsgrundlage entzogen. Das Wort Krise war selten so treffend wie dieser Tage, „was nun?“ die zentrale Frage für die Unternehmen der Veranstaltungsbranche. Das German Convention Bureau GCB und das Magazin tw tagungswirtschaft haben den Lockdown und die „neue Realität“ zum Anlass genommen, eine gemeinsame Initiative zur Unterstützung auf die Beine zu stellen.

„In Krisenzeiten müssen aktuelle Informationen schnell und einfach für alle zugänglich sein, um angemessen auf die sich ständig ändernden Rahmenbedingungen reagieren zu können. Um gegenwärtig und künftig einen Beitrag zum bestmöglichen Umgang mit Krisen zu leisten, hat das GCB gemeinsam mit der tw tagungswirtschaft die Initiative zur Gründung der Informationsplattform eventcrisis.org gestartet”, sagt GCB-Geschäftsführer Matthias Schultze. Ziel der Plattform ist es, Veranstaltungsplaner*innen und Dienstleistern schnellen Zugang zu Informationen zu geben, die die Planung, Organisation und Durchführung von Business Events beeinflussen. „Wie ist die Lage? Was brauchen die Menschen, was der Markt? Das fragen wir uns täglich, weil die Fragen zum Coronavirus immer mehr werden und immer drängender. Eine Informationsplattform für Event Professionals in Krisensituationen ist eine zeitgemäße Antwort“, fügt Kerstin Wünsch, Chefredakteurin der tw tagungswirtschaft hinzu.
     
Karlsruher Messe

Entstanden ist die Idee, weil mit Verschärfung der Krise die Verunsicherung und der Bedarf nach Informationen wachsen. Die neue Plattform will diesen Bedarf befriedigen, Informationen bündeln und einen Überblick über Maßnahmen und Initiativen geben. Die Informationsplattform „www.eventcrisis.org“ steht allen offen und auch Fachverbände sowie andere Marktteilnehmer*innen sind eingeladen, sich der Initiative von GCB und tw anzuschließen.

Aufgeteilt ist die Plattform in verschiedene Kategorien. Lösungen, Branchenakteure, Coronavirus, Helpdesk, Wirtschaft und International. Leser*innen finden auf den Seiten Lösungsvorschläge zu virtuellen Veranstaltungsformaten, relevante Informationen zur finanziellen Unterstützung, geltende Regeln wie Maskenpflicht, Einschätzungen von Experten aus Bereichen wie Recht, Versicherung oder Krisenmanagement, gebündelte Informationen des Bundesgesundheitsministeriums oder des Robert-Koch-Instituts, die aktuellsten Beschlüsse des Bundes und der Länder, Tutorials, Videos Interviews und vieles mehr.

Innerhalb weniger Tage verzeichnet die Seite Besucherzahlen im höheren vierstelligen Bereich. Vor allem der Bereich Lösungen und Einschätzungen von Experten sind gefragt. Wer sich fragt: „Wo kann ich finanzielle Unterstützung anfordern? Wie veranstalte ich eine Videokonferenz? Wie gehe ich im Krisenmanagement vor? Kann ich mein Event gegen Corona versichern? Muss ich haften? Was ist höhere Gewalt? Ist mein Event eine Großveranstaltung?“, der findet auf dieser Plattform Antworten.
      
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Die neue gemeinsame Informationsplattform des German Convention Bureau und der tw tagungswirtschaft: www.eventcrisis.org
FOTO: Screenshot

Aufgebaut wurde die Webseite innerhalb von nur sieben Tagen und versammelt nach acht Wochen bereits über 160 Fachartikel, Interviews, Videos und Meldungen. „Täglich kommen neue Artikel dazu. Leider muss man sagen, aber die Situation ist dynamisch. Die Nachfrage und der Bedarf wachsen, dem tragen wir mit eventcrisis.org Rechnung“, sagt Matthias Schultze, der einen Blick in die Zukunft wagt.  

Gemeinsam mit dem Europäischen Institut für Tagungswirtschaft (EITW) untersucht das GCB derzeit Auswirkungen der Corona-Krise auf den Veranstaltungsmarkt in Deutschland und entwickelt verschiedene Zukunftsszenarien, wann und unter welchen Voraussetzungen mit einer Erholung des Marktes gerechnet werden kann. Während 2019 mit rund 423 Mio. Besuchern auf 2,89 Mio. Veranstaltungen wieder ein Rekordjahr für Business Events in Deutschland war, trifft die Corona-Pandemie die deutsche Tagungs- und  Kongresswirtschaft 2020 empfindlich: Zum Stichtag am 30. März 2020 wurde bereits mehr als die Hälfte aller geplanten Veranstaltungen komplett abgesagt, während rund ein Drittel zunächst verschoben wurde. Zudem zeigt sich, dass größere Veranstaltungen eher verschoben werden, während kleinere Veranstaltungen hingegen öfters komplett entfallen oder in den virtuellen Raum verlagert werden.

              
GCB-Geschäftsführer Matthias Schultze im Gespräch mit tw-Redakteur Christian Funk

Das erste Szenario, das das GCB mit dem EITW entworfen hat, nimmt an, dass der Höhepunkt der Pandemie zwischen Juni und August 2020 erreicht sein wird. Die Erholung der Branche könnte ab September beginnen. Träfe dies zu, fänden im gesamten Jahr nur 33 Prozent aller ursprünglich geplanten Veranstaltungen statt. Nach der Lockerung der aktuellen Auflagen würden sich zunächst die kleinen Veranstaltungen bis zum Dezember 2020 erholen, mittelgroße Veranstaltungen würden im Februar 2021 zurück zum Ausgangspunkt vor Corona tendieren. Die Erholung großer Veranstaltungen würde erst im Frühjahr 2021 wahrscheinlich. Das zweite Szenario geht davon aus, dass erste Veranstaltungen nicht vor Dezember 2020 stattfinden können. Damit käme es für das gesamte Jahr zu einem Ausfall von 90% der Veranstaltungen. Die damit verbundenen Verluste wären auch im Folgejahr spürbar, da mit einer Erholung des Marktes auf sein ursprüngliches Niveau nicht vor Mitte bis Herbst 2021 zu rechnen wäre.

Zielgenaue Prognosen sind derzeit nicht möglich, eines scheint jedoch sicher: Unabhängig von ihrer Dauer wird die aktuelle Krise zu tiefgreifenden Veränderungen auf dem deutschen Veranstaltungsmarkt führen und zum Beispiel den Trend zu digitalen Formaten weiter verstärken. Während noch bis Anfang März 2020 nur 27% der Anbieter hybride und räumlich verteilte Veranstaltungen als zukunftsweisend erachteten, waren es nach dem 9. März bereits 60% der Befragten. Die Meinung, solche Formate seien überbewertet bzw. nicht zukunftsfähig, wurde ab diesem Zeitpunkt in der Befragung überhaupt nicht mehr geäußert. „Bereits in den letzten Jahren gab es deutliche Tendenzen zur Digitalisierung und Hybridisierung des Veranstaltungsmarktes“, erklärt Schultze, „Die Corona-Krise wirkt nun wie ein Beschleuniger für die zukünftige Entwicklung in der Veranstaltungskonzeption.“ Wie sich diese Entwicklung darstellt, lesen Sie unter anderem auf eventcrisis.org.
CHRISTIAN FUNK
                          
www.eventcrisis.org

Alles, was wir prognostiziert haben für die nächsten drei bis fünf Jahre, ist innerhalb von 14 Tagen eingetroffen

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Matthias Schultze, Geschäftsführer des German Convention Bureau.
foto: GCB PASTERNACK
Matthias Schultze, Geschäftsführer des German Convention Bureau (GCB), berichtet, wie das GCB mit der Krise umgeht, teilt Erkenntnisse über eine dramatisch beschleunigte Digitalisierung und gibt einen Überblick über Projekte, an denen das GCB derzeit arbeitet, wie zum Beispiel eventcrisis.org

tw: Erste Lockerungen sind genehmigt, gerade kleinere Veranstaltungen dürften bald wieder häufiger stattfinden, dennoch bleiben zum Beispiel Großveranstaltungen weiterhin untersagt. Wie groß ist Ihre Hoffnung, dass bald wieder ein Stück (neue) Normalität einkehrt? 
Matthias Schultze: Es existiert ja bereits eine schrittweise Öffnung von beruflich motivierten Veranstaltungen. Allerdings verlangt die neue Normalität eine immer wichtiger werdende Beachtung der Hygienevorschriften und Sicherheitskonzepte. Kleine Veranstaltungen bilden den Löwenanteil der Business Events in Deutschland – fast zwei Drittel finden mit maximal 100 Teilnehmenden statt. Rund 80 Prozent davon finden in Tagungshotels statt. Bei weniger als 4 Prozent der Veranstaltungen kommen mehr als 1.000 Menschen zusammen. Im Auftrag von GCB und EVVC hat das Europäische Institut für Tagungswirtschaft (EITW) die Auswirkungen der Corona-Krise auf den Veranstaltungsmarkt in Deutschland untersucht und verschiedene Zukunftsszenarien entwickelt, wann und unter welchen Voraussetzungen mit einer Erholung des Marktes gerechnet werden kann. Ein Szenario geht von einer schrittweisen Erholung der Branche ab September aus, bei dem sich kleinere Veranstaltungen als erste im Dezember wieder normalisieren könnten, mittlere im Februar 2021, Großveranstaltungen etwa im April oder Mai. Das andere Szenario ist etwas längerfristiger und verlagert sämtliche Schritte ein gutes halbes Jahr nach hinten. Allerdings sind zielgenaue Prognosen derzeit einfach nicht möglich. Daher ist es umso wichtiger, in Szenarien zu denken und sich auf verschiedene Entwicklungen vorzubereiten.

Klar ist, Gesundheit und Sicherheit stehen an erster Stelle und uns bleibt nichts übrig, als die Entscheidungen von Experten abzuwarten und zu akzeptieren. Dennoch werden die wirtschaftlichen Sorgen innerhalb der im Veranstaltungssegment tätigen Unternehmen täglich größer. Wie ist die Stimmung bei Ihnen im GCB und haben Sie auch Rückmeldungen von Mitgliedern? 
Das GCB steht in engem Austausch mit seinen Mitgliedern. Die äußeren Bedingungen sind für alle die gleichen, aber natürlich gibt es bei unseren über 400 Mitgliedsbetrieben und Partnern individuell sehr große Unterschiede. Für Congress Center und Hotels ist die Lage etwa eine ganz andere als für Anbieter von Tech-Lösungen. Was aber die allermeisten von ihnen vereint, ist die Suche nach Lösungen, sowie die Entwicklung neuer Konzepte, wie es zukünftig weitergehen kann.

Was kann das German Convention Bureau derzeit tun, um seinen Mitgliedern Zuversicht und Unterstützung zukommen zu lassen? 
Wir stellen unseren Mitgliedern die relevanten Daten und Informationen zur Verfügung, die sie zur Bewertung der aktuellen Situation bzw. für ihre Entscheidungsfindung benötigen. Um das zu erreichen, führen wir Marktanalysen durch, erarbeiten Zukunftsszenarien, befragen Veranstaltungplaner*innen oder erforschen neue Veranstaltungsformate im Rahmen unseres Innovationsverbundes Future Meeting Space. Darüber hinaus sind wir als Plattform für den Tagungs- und Kongressstandort Deutschland jederzeit ansprechbar und stehen in kontinuierlichem Austausch mit allen Stakeholdern. Für unsere Mitglieder und Partner suchen wir konsequent nach neuen und ungewöhnlichen Wegen, wie sie trotz der Ausnahmesituation im Markt sichtbar sein können, um gerade jetzt mit den Kund*innen im Dialog zu bleiben. Wir führen beispielsweise virtuelle Produktschulungen in China durch, unterstützen mit virtuellen Sales Calls unsere Partner in Großbritannien, haben die Social Media-Kampagne #MeetGermanyFromHome ins Leben gerufen und eben die neue Plattform www.eventcrisis.org gestartet.

Und das innerhalb kürzester Zeit… 
Genau. Unsere gesamte Aufgabe hat sich stark verändert innerhalb kürzester Zeit und auch die Anforderungen an uns als Organisation haben sich verändert. Wir haben sehr schnell reagiert und gemeinsam mit dem Deutschen Fachverlag und der tw tagungswirtschaft die digitale Informationsplattform aufgebaut. In nur sieben Tagen! Unter Hochdruck wurde daran Tag und Nacht gearbeitet. Herzlichen Dank noch mal an dieser Stelle an alle Beteiligten.

Viele Experten denken, eine der Konsequenzen der Krise wird die Beschleunigung der Digitalisierung sein. Teilen Sie diese Einschätzung? 
Ich denke schon, dass wir in Zukunft – auch verstärkt durch die Krise – digitaler sein werden, sehe die Digitalisierung aber eher als Treiber für die Kommunikation. Im Innovationsverbund Future Meeting Space untersuchen wir zusammen mit dem Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) schon seit 2015, wie die Veranstaltung der Zukunft aussieht. Digitale Tools sind natürlich schon länger auf dem Vormarsch, aktuell erleben wir aber eine enorme Beschleunigung, die sonst vielleicht noch Jahre gedauert hätte. Alles, was wir prognostiziert haben für die nächsten drei bis fünf Jahre, ist innerhalb von 14 Tagen eingetroffen. Das ist enorm.

Schauen wir in die Zukunft: Wenn wir uns alle wieder auf Veranstaltungen begegnen dürfen, was wird dann besser sein, als es vor Corona der Fall war? 
Das Tagungsland Deutschland war vor Corona seit Jahren im internationalen Vergleich ganz weit vorne. An diese Spitzenposition werden wir anknüpfen; auch die Faktoren, die für diese Marktführerschaft verantwortlich sind, bleiben relevant: Preis-Leistung, Infrastruktur und vor allem die ausgezeichneten Wirtschafts- und Wissenschaftskompetenzen. Größe und Formate von Veranstaltungen werden sich ändern, hybride Events werden etwa deutlich zunehmen. Aber die enorme Bedeutung der persönlichen Begegnung wird sogar eher noch stärker wertgeschätzt werden, auch und gerade bei beruflich motivierten Veranstaltungen.
Christian Funk
Unsere gesamte Aufgabe hat sich stark verändert innerhalb kürzester Zeit und auch die Anforderungen an uns als Organisation haben sich verändert.
Matthias Schultze,
Geschäftsführer German Convention Bureau
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