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INTERVIEW

„In welchem Jahr? – In diesem Monat!“

Eduardo López-Muertas, Managing Director der IFEMA, über einen Anruf der spanischen Umweltministerin, der dazu führte den UN-Klimagipfel mit 25.000 Teilnehmern in Madrid auszurichten. Mit nur drei Wochen Vorbereitungszeit.

tw: Sie hatten nur drei Wochen Zeit, um sich auf den Klimagipfel (COP25) vom 2. bis 13. Dezember 2019 vorzubereiten. Das klingt fast unmöglich…
Eduardo López-Muertas: …das Projekt kam ja zustande, weil es nicht möglich war, es im Gastgeberland Chile abzuhalten. Im Grunde war es eine Bitte des spanischen Umweltministeriums. Wir mussten zeigen, dass wir in der Lage waren, es durchzuführen. Ich erhielt einen Anruf von Ministerin Teresa Ribera, in dem sie sagte: „Wir denken darüber nach, den Klimagipfel auszurichten.“ Meine Frage lautete: „In welchem Jahr?“ Die Antwort war: „In welchem Jahr? – In diesem Monat!“ Das Umweltministerium hat dann den Kontakt zu einer Kommission der UNO hergestellt.

Warum haben Sie zugestimmt?
Die Herausforderung für die IFEMA war nicht so sehr, eine Veranstaltung für 25.000 Teilnehmer zu organisieren, da wir große Messen wie die FITUR organisieren, die 250.000 Besucher empfängt. Die Herausforderung bestand viel mehr darin, wie man eine Veranstaltung von so hoher Bedeutung mit einer derart technischen Komplexität innerhalb von so kurzer Zeit durchführen kann. Aber wir waren von Beginn an zuversichtlich.
     

Wie verliefen die wenigen Wochen bis zur Konferenz?
Zuallererst haben wir unsere Kapazitäten geprüft. Wir hätten bereits geplante Veranstaltungen ja nicht absagen können. Dann haben wir sichergestellt, alle kommenden Anforderungen rechtzeitig erfüllen zu können und haben unsere geplanten Veranstaltungen teilweise innerhalb des Geländes verlegt. Nachdem uns die UNO die technischen Spezifikationen mitgeteilt hatte, begannen wir mit der Gestaltung der räumlichen Aufteilung. Dafür waren sehr viele technische Meetings gemeinsam mit den Technikern der UNO nötig, um jedes Detail und jeden Bedarf koordinieren zu können. Diese Veranstaltung ist nämlich besonders komplex, was die Kommunikation, die Netzwerke, die audiovisuellen Medien, die Cybersicherheit, die allgemeine Sicherheit und die Logistik betrifft. Das erfordert viele Ressourcen, die manchmal in so kurzer Zeit nur schwer bereitzustellen sind.

Das heißt, Sie fingen quasi bei Null an…
…Nein, nicht ganz, denn Chile hatte bereits mit der Arbeit an dem Projekt begonnen. Die Konzepte mussten lediglich an Madrid angepasst werden, das machte die Sache einfacher. Andererseits hatten wir nicht nur einen koordinierenden Ansprechpartner: es gab die UNO, die spanische Regierung, die chilenische Regierung... also mussten wir uns mit diesen drei Parteien abstimmen, um zu sehen, wie die Ergebnisse aussehen würden. Unsere ursprüngliche Zusage haben wir schnell getroffen: Die internen Anforderungen wurden um 12.30 Uhr festgelegt, und um 14.00 Uhr bestätigten wir die Konferenz mit einer positiven Antwort. Aber die Anforderungen stiegen im Laufe der Vorbereitungen: Zuerst wurden 20.000 qm angefragt, daraufhin 40.000 qm, und als wir erneut anriefen, bestätigten die Vereinten Nationen 80.000 qm.
   
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Eduardo López-Muertas, Managing Director der IFEMA, während des COP25.
FOTO: IFEMA

ZUR PERSON

Eduardo López-Puertas ist General Manager der Messegesellschaft IFEMA - Feria de Madrid. Die IFEMA ist einer der wichtigsten und größten Messeplätze Spaniens. 2018 beherbergte die IFEMA über die Hälfte aller internationalen Messen auf spanischem Boden. Die Ausrichtung des Weltklimagipfels im Dezember 2019 kam sehr kurzfristig zustande. www.ifema.es

Was waren die größten Herausforderungen, die Sie zu bewältigen hatten?
Ein besonders heikles Thema war das Sicherheitsmanagement: Unser Sicherheitsbeauftragter musste sich mit den Vereinten Nationen, der nationalen Polizei und der städtischen Polizei abstimmen, um das Gelände entsprechend den Anforderungen gestalten zu können. Das waren ganz spezifische Anforderungen, weil ein Teil des Geländes für die Dauer der Konferenz UN-Territorium war. Das verhält sich rechtlich wie bei einer diplomatischen Botschaft, so dass die IFEMA und die Polizei keine Kontrolle über diesen Bereich der Anlage hatten. Während der Konferenz war dieser Bereich offiziell im Besitz der Vereinten Nationen. Dafür wurden die Schlüssel formell übergeben und die UN-Flagge gehisst.

Und von technischer Seite?
Ein sehr komplexes Thema war die Telekommunikation. Wir hatten immer zwei Provider: einen offiziellen und einen Backup-Lieferanten. Wir mussten 4.000 zusätzliche IP-Adressen einrichten. Das ist nicht einfach, selbst für Telefónica. Dann war auch der Aufbau der Stände eine große Aufgabe, wir hatten 300 Hostessen, das Sicherheitspersonal wurde von 150 auf fast 500 aufgestockt und wir mussten die Zahl des Personals für die Eingänge fast verdoppeln.

Und das alles an den spanischen Feiertagen von 6. bis 8. Dezember...
Genau, ein sehr schlechter Zeitpunkt für die Einstellung von Personal. Auch die finanziellen Regelungen waren ungewöhnlich. Wir mussten eine Ad-hoc- Lösung einrichten, um Zahlungen von Teilnehmer- Zulagen während der Veranstaltung zu decken. Mit einem Konto, das die IFEMA extra aus diesem Anlass eröffnete. Anspruchsvoll war im Vorfeld zudem das Handling von mehr als 2.000 akkreditierten Journalisten und Sicherheitsvorkehrungen für die 50 anwesenden Staatsoberhäupter zusätzlich zu Ihrer Majestät Königin Letizia, die für zwei Tage kam, und dem spanischen Premierminister Pedro Sánchez.
    


Wie kann man sich den typischen Tagesablauf für das IFEMA-Team an einem COP25-Tag vorstellen?
Die inhaltliche Gestaltung, die Übertragungslogistik und die Verwaltung der Besuche hochrangiger Würdenträger wurde von der UN übernommen, die aber in allen wesentlichen Aspekten, gerade auf Technik und Service bezogen, unsere volle Unterstützung hatten. Unser Team begann den Tag mit einem Monitor- Meeting und technischen Sitzungen in den jeweiligen Bereichen. Auch unsere Supplier und Partner haben einen ausgezeichneten Job gemacht.

Was hat zwischen dem 2. und dem 13. Dezember außerordentlich gut funktioniert?
Es gab viele Dinge, die außergewöhnlich gut funktionierten, aber ich möchte die Zusammenarbeit mit den Madrider Institutionen hervorheben, denn auch die haben Extraschichten eingelegt, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Die öffentlichen Verkehrsmittel sind nicht nur in kürzeren Abständen gefahren, auch Extra-Linien wurden eingerichtet.

Und auf dem Gelände?
Hervorragend liefen die Registrierungs- und Akkreditierungssysteme, die gesamten Kommunikationsinfrastruktur, die die Anwesenheit einer speziellen Unit von über 50 Spezialisten erforderte, die gesamte öffentliche Berichterstattung, die komplexe Audio-/ Video-Infrastruktur, das Catering, die Reinigung und die Sicherheit...

Ging irgendetwas schief?
Ich wage zu behaupten, dass sehr wenige Dinge schief gelaufen sind. Das persönliche Engagement jedes Einzelnen der an dem Projekt beteiligten Personen war bemerkenswert. Die Leistung des Teams war zweifellos die Grundlage für den Erfolg dieser Konferenz.

Haben Sie manchmal gedacht: „Warum haben wir nochmal zugestimmt, den COP auszurichten?“
Nein. Wir sind eine Institution, die es gewohnt ist, sich Herausforderungen zu stellen. Wenngleich diese Veranstaltung die größte Herausforderung in der Geschichte der IFEMA war.

                   

VORBEREITUNG AUF DEN COP25 IN DREI WOCHEN

„Time for Action“: Das komplette Team der IFEMA findet sich für ein Gruppenbild zusammen.FOTO: IFEMA
„Time for Action“: Das komplette Team der IFEMA findet sich für ein Gruppenbild zusammen.
FOTO: IFEMA
Nachdem die COP25-Konferenz aufgrund von Protesten gegen die chilenische Regierung in Santiago de Chile abgesagt werden musste, sprang Madrid kurzfristig als Gastgeber der Konferenz ein. Als Hauptveranstaltungsort blieb der IFEMA, Betreiber des Messegeländes in Madrid, gerade einmal drei Wochen Vorbereitungszeit. Um den reibungslosen Ablauf des Klimagipfels zu gewährleisten und die komplexen technischen Spezifikationen der Vereinten Nationen zu erfüllen, mussten 570 elektrische Leitungen, 30.000 m Kabel, 6.400 Steckdosen, 4.096 öffentliche IPs und 20.000 gleichzeitige WIFI-Verbindungen auf einer Fläche von 113.000 qm installiert werden. Dazu kommen über 25.000 m Netzwerkkabel und 10.000 m Glasfaserkabel und eine ganze Reihe anderer Materialien. Über 50 Spezialisten waren allein in mit einem Netzwerk- Koordinationszentrum untergebracht, um während des gesamten Gipfels die verschiedenen Netzwerke zu verwalten. Eine technische Herausforderung, die über 35.000 Arbeitsstunden des technischen Personals der IFEMA-IT-Abteilung und ihrer Partner erforderte. Hinzu kommen 36.000 Arbeitsstunden für den Aufbau. Darüber hinaus arbeiteten über 300 lokale Mitarbeiter von Subunternehmen (Hostessen, A/V, Registrierung, Dolmetscher usw.) insgesamt 45.000 Stunden. Für die (physische) Sicherheit des Gipfels setzte die IFEMA 600 Sicherheitskräfte ein, die über 65.000 Stunden, Tag und Nacht, auf dem Gelände verbrachten. Hinzu kommen im Bereich der Cybersicherheit die eingesetzte Ausrüstung von 38 Scannern, 115 Kameras, ein Tresorraum und ein Kontrollzentrum mit einer 24-stündigen ständigen Überwachung sowie ein 4 km langer Sicherheitszaun. www.ifema.es

Wie war die Zusammenarbeit mit der UNO?
Eine außergewöhnliche Erfahrung. Die Teams der Vereinten Nationen, die nach Madrid kamen, waren sehr fachkundig, sie hatten an vielen COPs gearbeitet und wussten genau, wie sie ihre Aufgaben erfüllen mussten. Sie haben auch Erfahrung in der Koordination mit externen Teams, die Zusammenarbeit zwischen allen Teams war perfekt. Und harmonisch.

Haben Sie jemals eine so kurze Vorbereitungszeit gehabt?
Das ist zum ersten Mal passiert. Große Messen erfordern zwölf Monate Vorbereitungszeit, große Kongresse beginnen sogar drei bis fünf Jahre im Vorfeld Gestalt anzunehmen. Deshalb war der COP eine unserer größten Leistungen, vielleicht nicht wegen der Größe der Veranstaltung, sondern wegen der Größe der Herausforderung und der Sichtbarkeit, die Spanien und Madrid weltweit verliehen wurde.

Ist Flexibilität, auch im Hinblick auf immer kürzere Vorlaufzeiten, heute notwendiger als früher?
Zweifellos. Darüber hinaus stellt die Fähigkeit zur Flexibilität heute im heutigen Umfeld einen Wettbewerbsvorteil dar.

Würden Sie rückblickend irgendetwas anders machen?
Ich glaube ehrlich gesagt, dass das Ergebnis für alle Beteiligten des Gipfels so zufriedenstellend war, dass wir eine andere Veranstaltung auf die gleiche Weise angehen würden. Ich glaube, dass es im Leben immer wichtig ist, Risiken einzugehen, um die besten Fähigkeiten und Potenziale eines Unternehmens hervorzubringen. Das ist unsere Strategie, und das hat unsere Fachkompetenz geprägt.

Sie würden also wieder den COP25 ausrichten?
Auf jeden Fall.
CHRISTIAN FUNK
„Zuerst wurden 20.000 qm angefragt, daraufhin 40.000 qm, und als wir erneut anriefen, bestätigten die Vereinten Nationen 80.000 qm.“
Eduardo López-Muertas,
Managing Director der IFEMA
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