Gastbeitrag

Speed wins

Echtzeitdaten revolutionieren die Tagungsbranche, sagt Felix Undeutsch, Head of MICE & Groups, Expedia.com.

„D
igitalisierung“ – Sie können das Wort nicht mehr hören, oder? Dabei ist der Begriff mehr als ein „Buzzword“ und für die Tagungswelt relevanter denn je. Er meint die Automatisierung – und dadurch Beschleunigung – von Prozessen durch die digitale Vernetzung von Systemen. Klingt erst einmal ziemlich langweilig und unsexy. Diese Vernetzung verändert unser Leben jedoch fundamental und wälzt Schritt für Schritt ganze Industrien um – die Tagungs- und Veranstaltungswirtschaft eingeschlossen.

Bei der Bestellung von Waren und Dienstleistungen über das Internet läuft schon heute meist alles vollautomatisiert ab. Rund um die Uhr. Weltweit. Verfügbarkeiten und Preise werden in Echtzeit angezeigt, bestellt wird mit wenigen Klicks, geliefert wird noch am selben Tag. Bei Amazon heißt das dann beispielsweise „One-Click-Order“. Auch Hotelzimmer, Flüge, Pauschalreisen und Mietwagen werden bereits seit Jahren über vernetzte Onlinesysteme vollautomatisiert verkauft. Die Liste ließe sich beliebig fortführen. Buchungsprozesse in der Tagungshotellerie hinken hier jedoch noch deutlich hinterher: Der allergrößte Teil der Tagungsanfragen wird nach wie vor manuell beantwortet. Doch im „Zeitalter der Automatisierung“ hat der Tagungsplaner keine Zeit und Lust mehr, sich durch komplexe Formulare zu klicken und erst nach Stunden oder sogar Tagen Angebote miteinander vergleichen zu können. Auch für Hotels ist dieser manuelle Prozess ein Problem: Wenn ein Planer heute für eine Veranstaltung zehn Angebote einholt, haben am Ende neun Tagungshotels Arbeit, aber nur eines erhält den Auftrag. Tagungshotels werden geradezu von Anfragen überschüttet, für die sie Angebote manuell kalkulieren, erstellen und versenden müssen.
                                            
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Felix Undeutsch, Head of MICE & Groups, Expedia.com.
FOTO: EXPEDIA
Die Zukunft: Tagungskapazitäten und Preise werden auf Knopfdruck verfügbar sein. Nicht nur der Planer sondern auch das Hotel kann dadurch Zeit, Aufwand und Kosten sparen. Durch eine vollautomatisierte Tagungssoftware wie z.B. MeetingMarket von Expedia findet der Angebotsprozess in Sekundenbruchteilen statt.

Tagungsanfragen werden auf Basis von Live-Preisen und Live-Verfügbarkeiten in Echtzeit beantwortet. Der Planer kann Angebote sofort miteinander vergleichen. Wenn es sein muss parallel für alle Hotels einer Stadt. Ändern sich die Anforderungen, kann der Kunde das Angebot in Sekunden anpassen. Preise werden in Echtzeit nachkalkuliert und Verfügbarkeiten automatisch geprüft, ohne dass ein Hotelmitarbeiter Zeit investieren muss. Schnell, vollautomatisch und folglich effizient.

Wollen Tagungshotels, Locations und Agenturen zukünftig kein Geschäft verlieren, so müssen sie ihre Buchungsprozesse umstellen, denn die Erwartungshaltung von Konsumenten ändert sich momentan radikal. Allen voran die Erwartungen der „Digital Natives“. Sie sind in der digitalen Welt aufgewachsen, kennen und wollen es nicht anders. Bisher mussten lediglich Online-Prozesse schnell und effizient sein. Dies gilt zunehmend für alle möglichen Prozesse. Online wie offline.

Eine rasant wachsende Zahl an Veranstaltungsplanern, Agenturen sowie Hotels schätzen die Einfachheit und den extremen Effizienzgewinn durch die Nutzung der Technologie. Wir sind uns sicher, dass die Echtzeit-Technologie schon bald der Buchungsstandard, gerade für kleinere, standardisierbare Veranstaltungen werden wird, die den Großteil aller Veranstaltungen ausmachen. Speed wins. 
FELIX UNDEUTSCH 

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