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CASE STUDY

„Bread and Butter“

Der Think Tank Milken Institute organisiert rund 200 Events im Jahr. Und nutzt dafür die Angebote des führenden Software-Anbieters für Event-Management, Cvent.

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as Milken Institute wirkt anziehend auf die Prominenz: Auf der letzten Global Conference des unabhängigen Think Tanks im Mai 2016 sprechen illustre Gäste wie der ehemalige Vizepräsident der USA und Umweltaktivist Al Gore, Hollywood-Schauspieler Tom Hanks, der Ex-Basketball-Star Kobe Bryant oder der ehemalige britische Premierminister Tony Blair. Auf der jährlichen Konferenz in Beverly Hills suchen Führungskräfte der Wirtschaft, politische Entscheidungsträger, Intellektuelle, Wissenschaftler und Forscher aus der ganzen Welt gemeinschaftlich nach Lösungen für globale gesellschaftliche und wirtschaftliche Herausforderungen.

„Die Global Conference ist unser Flagship Event“, sagt Teresa Whang, Senior Associate Events des Milken Institutes. „Da kommen über 3.500 Personen zusammen, zudem sind über 700 Speakers beteiligt.” Die Global Conference ist aber nicht die einzige Veranstaltung der Organisation. „Insgesamt organisieren wir – weltweit – rund 200 verschiedene Events pro Jahr“, sagt Mishi Schueller, Senior Associate im Bereich Digital Communications. „Die Spannweite reicht von Events, Summits und Konferenzen bis hin zu Round Tables oder Workshops.“ Ein umfangreiches Portfolio an Veranstaltungen, die das Institut selbst organisiert, sich dabei aber unterstützen lässt: Von einer Eventmanagement-Software. „Cvent hilft uns ungemein dabei, eine Basis für ein erfolgreiches Event zu schaffen“, sagt Schueller. Als sei das ein wenig untertrieben, fügt sein Kollege Nevada Wolf, Senior Associate Events Technology, lachend hinzu: „Bevor wir angefangen haben, mit Cvent zu arbeiten, haben wir die Registrierungen von Hand gezählt. In diesen weißen Kisten. Das muss man sich mal vorstellen. Man kann also ohne zu übertreiben behaupten, dass uns die Software das Leben erleichtert. Wir müssten hier bis vier Uhr morgens sitzen, wenn wir immer noch so arbeiten müssten.“

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Auf der Global Conference des unabhängigen Think Tanks Milken Institute sprechen prominente Gäste wie Bill Clinton, George Lucas, Al Gore oder der Ex-Basketball- Star Kobe Bryant.
FOTO: MILKEN INSTITUTE
Zur Registrierung der Teilnehmer nutzen die Veranstalter die App „OnArrival“. Die Applikation ermöglicht es, Teilnehmer direkt über Smartphones oder Tablets in die jeweiligen Veranstaltungen und Sessions einzuchecken. Die Mitarbeiter können die Liste der aktuellen Registranten durch eine Navigation oder das Scannen eines Barcodes durchsuchen. Alle Daten synchronisieren sich automatisch mit dem Eventmanagement-System von Cvent. Mit der Lösung lassen sich zudem kabellos Namensschilder ausdrucken. Und erweitert um den sogenannten Self-Service-Kiosk registrieren und checken sich die Teilnehmer sogar selbst ein.

Als Event-App nutzt das Milken Institute die Cvent-Tochter Crowdcompass. „Wir nutzen die Crowdcompass-App auf unseren Summits in Kalifornien, London und Asien, ein großartiges Informations-Tool auf dem Event für uns und die Besucher. Durch den Einsatz konnten wir auf gedruckte Programme verzichten“, freut sich Teresa Whang.

Ein ganz anderes Instrument wird bei den Summits in London genutzt, um Geschichten einzufangen: Cvents Social Wall. Dort werden die Social Media-Inhalte der Teilnehmer gesammelt und angezeigt – Tweets, Instagram-Fotos und eigene individuelle Mitteilungen.

cvent Event Management
Das Milken Institute organisiert seine rund 200 Events pro Jahr mit den Lösungen von Cvent.
FOTO: CVENT
Ein weiteres Tool, das bei der Organisation bei unterschiedlichen Kampagnen zum Einsatz kommt, ist das E-Mail-Marketing des Dienstleisters. Zum Beispiel bei Newslettern, Ankündigungen oder Veröffentlichungen neuer Publikationen. Was die Mitarbeiter zu Vermarktungszwecken allerdings am meisten schätzen, ist die Integration der Eventmanagement- Software in ihr CRM-System (Customer Relationship Management) Salesforce. Dadurch synchronisieren sich die Daten zwischen den beiden Anwendungen automatisch. Als Beispiel nennt Nevada Wolf „Real Time Registration Reports“. „In dem Moment, in dem sich ein Teilnehmer anmeldet oder registriert, sind die Daten in unserem CRM-System.“

Für Wolf, der maßgeblich den Einsatz moderner Software und Technologien beim Milken Institute unterstützt, ist die Arbeit mit dem modernen Event-Management ein Muss. „Unsere neuen Mitarbeiter absolvieren automatisch eine Cvent-Schulung, wenn sie anfangen. Denn Cvent ist für unser Geschäft die Basis – ,Bread and Butter‘.“ CHRISTIAN FUNK
 

www.GlobalConference.org

200.000 ANBIETER

Auf Cvents kostenlosem Supplier Network sind mehr als 200.000 Hotels, Dienstleister und Destinationen gelistet. Dieses Tool strafft den Prozess rund um die Suche und Wahl eines Veranstaltungsortes. Das Network ermöglicht die Recherche von Locations und Hotels und das Versenden von kostenlosen RFPs (Request for Proposal) an mehrere Anbieter. Es fallen keine Vermittlungs- oder Transaktionsgebühren an. Planer erhalten hier eine unkomplizierte Preisübersicht, können Angebote vergleichen und umfassende Reports erstellen.

www.cvent.com/de/supplier-network

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