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HOSPITANZ BEI CONFERENCE & TOURING

Blick über den Tellerrand

Helena Videtic, Manager Meetings Germany & Austria beim Switzerland Convention & Incentive Bureau (SCIB) in Frankfurt, will wissen, wie Agenturen ticken. Für eine Woche hospitiert sie bei Conference & Touring in Berlin. Ihr Erfahrungsbericht.

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en meisten geht es wie mir: Wir arbeiten seit Jahren in der Meetingbranche, beherrschen die gängigen Arbeitsabläufe und wissen, worauf es bei wem ankommt. Fast sechs Jahre bin ich nun bei Schweiz Tourismus beschäftigt und leite seit drei Jahren das
Switzerland Convention & Incentive Bureau (SCIB)
für die Märkte Deutschland und Österreich. Aus meiner Berufserfahrung kenne ich viele Perspektiven, z.B. die Veranstaltungsplanung auf Unternehmerseite. Ein Blickwinkel fehlte mir allerdings noch: Die Agenturseite. Agenturen sind zentral für unsere tägliche Arbeit, und doch bin ich mit deren Abläufen viel zu wenig vertraut gewesen. Was benötigen die Kollegen von uns Convention Bureaus? Wie ist ihre Arbeit strukturiert? Wie ist die Agenturdenke? Fragen wie diese waren der Auslöser für mich, in das Agenturleben einzutauchen und den Blick über den Tellerrand zu wagen.

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Helena Videtic: Was habe ich gelernt? It’s all about timing!
FOTO: SCIB

Bei Peter Antoni, Managing Director von Conference & Touring, rannte ich mit meiner Idee offene Türen ein. Es brauchte nur eine WhatsApp-Nachricht, und die Sache war unter Dach und Fach: Ich durfte bei ihm und seinem Team in Berlin eine Woche hospitieren und einen Einblick in den Agenturalltag gewinnen. Im April war es soweit: Ich wurde Teil der Kreativabteilung „Playground“, durfte aber auch sonst überall reinschnuppern – Eigeninitiative und Offenheit vorausgesetzt!


Das Team UK führte mir beispielsweise zum Jour Fixe wieder einmal vor Augen, wie essentiell eine vorausschauende Personalplanung ist. Seit dem Jahres-Kickoff-Meeting der Reiseleiter weiß ich zudem, welche Straßen in Berlin am besten umfahren werden sollten. Bei einer nicht enden wollenden Site Inspection mit 25 Personen erhielt ich Einblick in den Logistik- und Kreativprozess einer Großveranstaltung, sogar die ganz konkrete Agenturstruktur und Abrechnungssystematik wurde mit mir geteilt. Diese Offenheit und Transparenz hat mich super positiv überrascht!

Was habe ich in dieser Woche noch gelernt? It’s all about timing! Eine Agentur braucht schnelle, zielführende und adressatengerechte Zuarbeit von uns Convention Bureaus. Zuhören und Adaption hilft hier ungemein. Einfach den Hörer in die Hand nehmen und den direkten Austausch suchen, das kann ich nur empfehlen. Vor allem aber habe ich in Berlin einen unglaublichen Spirit gespürt und ein tolles Team kennengelernt, das selbst in hektischen Zeiten das Lachen nicht vergisst.

Solche Erfahrungen zeigen mir, in welch‘ tollem Umfeld wir uns bewegen. Ich würde den Perspektivenwechsel allen Branchenplayern jederzeit ans Herz legen. Für mich war es nicht das letzte Mal!   HELENA VIDETIC
 

MySwitzerland.com/meetings
„Was benötigen die Agenturen von uns Convention Bureaus?“
Helena Videtic, Switzerland Convention & Incentive Bureau (SCIB)
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