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INTERAKTION

„Gibt’s vielleicht noch Fragen…?“

Wenn die Einbindung des Publikums den Erfolg einer Veranstaltung erhöht, warum setzen nicht mehr Tagungsplaner auf Interaktion? Was hält sie ab? Wie sich das mit alten und mit neuen Tools ändern lässt
, beschreibt in seinem Gastbeitrag Interaktionsexperte Tim Schlüter, Gründer von Voxr.org.

"G
ibt’s vielleicht noch Fragen aus dem Publikum…?“ Vor dieser Frage graut es manchem Event-Manager – und ich glaube zu Recht. Was passiert denn in der Regel? Variante A: Betretenes Schweigen. Variante B: Der Vielredner vom Vorjahr steht auf und hält ein Co-Referat, das niemand stoppen kann. Das muss nicht sein!

Am Ende dieses Artikels können Sie als Veranstalter „risikofreie“ Publikumsbeteiligung mit sehr gutem Feedback organisieren, so wie BASF, Merck, Volkswagen und die Bundeskanzlerin es machen. Sie alle wissen, dass wir etwas lernen, wenn wir es zum ersten Mal selbst tun. Die Beteiligung der Teilnehmer erhöht also signifikant den Lerneffekt des Publikums, das Feedback nach der Veranstaltung und außerdem noch das, was Veranstalter von ihrem Publikum lernen und für ihre weitere Arbeit verwenden können. Es liest sich so offensichtlich, dass man sich fragt, warum die Zuhörer seit Jahrzehnten mit Powerpoint beschallt werden. In drei Jahren Interaktionsberatung für Unternehmen habe ich fünf Fallen ausgemacht, an denen Interaktion oft scheitert.

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Welches Thema beschäftigt Sie? wurden die Teilnehmer der „Mexcon“ (Meeting Experts Conference) gefragt.
FOTO: GERMAN CONVENTION BUREAU (GCB)

Falle eins: Die Angst. „Was ist, wenn einer was sagt, was wir nicht wollen?“ Und die Nebenangst: „Was ist, wenn keiner etwas sagt?“ Die Lösung liegt in zwei Schritten. Zunächst überlegen Sie mit zwei oder drei Kollegen, was das Schlimmste ist, was jemand sagen könnte. Dann fragen Sie sich, ob dies Ihr Event wirklich sprengen würde. Nach meiner Erfahrung stellt man in 90 Prozent der Fälle überrascht fest, dass der Worst-Case eigentlich kein so schlechter Case ist, wie Michaela Bühler von der Merck KgaA nach einem weltweiten Townhall-Meeting erklärt: „Die Anonymität hat auch die ein oder andere provokante Frage lanciert, was den Prozess aber durchaus befördert hat“. Dennoch wollen Sie sich vermutlich absichern. Die simpelste Variante ist, nur Votings mit Antwortauswahl zuzulassen – leider ist das auch die langweiligste. Spannend wird es, wenn das Publikum selbst etwas schreiben kann: Teilen Sie Karten aus, auf die das Publikum seine Fragen oder seine Meinung schreiben soll (oder nutzen Sie ein Freitext-Online-Tool).

Dann werten Sie aus (oder lassen das Online-Tool auswerten), welches die Themen sind. So können Sie sicher sein, dass nichts „Schlimmes“ passiert. Auch die Nebenangst schlagen Sie: Schon mit Karten erhalten Sie eine 50- bis 60-prozentige Rückmeldung, sofern Sie das Kartenschreiben zum Teil des Events machen und nicht nebenbei abhandeln. Mit Online-Tools können Sie eine bis zu 90-prozentige Beteiligung erreichen. Das überrascht viele wie Annika Kagermeier vom Kongressveranstalter EUROEXPO: „Mein größter Aha-Moment war die Tatsache, … dass tatsächlich fast alle Teilnehmer an der Befragung teilgenommen haben.“

Falle zwei: Zu hohe Komplexität.
Wenn Sie aus diesem Artikel nur einen Satz mitnehmen, dann diesen: Interaktion muss extrem einfach sein, damit sie funktioniert. Selbst etwas Banales wie ein Mikrofon ist für viele Teilnehmer zu komplex. Warum? Weil sich Fragen auftun wie: Darf ich das jetzt wohl sagen? Was denken meine Kollegen? Das verhindert geradezu aktiv Publikumsbeteiligung. Auch ein Online-Tool kann zu komplex sein. Wenn es Hürden gibt, macht das Publikum nicht mit. Machen Sie es ihm leicht: Verteilen Sie Karten und einen Stift oder nutzen Sie ein modernes Online-Tool, das leicht und ohne Download über die Handys der Zuschauer erreichbar ist. Bedeutet das das Ende des Mikrofons? Keinesfalls! Nachdem Sie herausgefunden haben, was die Teilnehmer wollen, können Sie sie jene einladen, die etwas zum Thema gesagt haben. Wenn sich diese aus der Anonymität heraus trauen, können sie per Mikrofon etwas erläutern.

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FOTO: VOXR

TIM SCHLÜTER...

... ist gelernter TV-Journalist und Moderator. Nach zehn Jahren als Consultant und Veranstaltungsmoderator gründete er mit seinem Wissen über Interaktion 2014 „Voxr.org“. Das Online-Tool ist spezialisiert darauf, Interaktionen einfach und sicher zu ermöglichen. Zu den Kunden zählen Volkswagen und Daimler, SAP, die Swisscom AG, zahlreiche Bundesministerien, Agenturen wie insglück, Vagedes und Schmidt u.v.m. 
www.voxr.org

Falle drei: Kein wirkliches Interesse am Publikum. Ein geringer Prozentsatz unserer Interessenten möchte das Publikum beteiligen, weil es vom Chef gefordert wird, oder weil er einfach etwas „Peppiges“ möchte. Pep ist nichts Schlechtes, aber das Publikum merkt schnell, wenn es zum Steigbügelhalter für den Pep des Veranstalters wird. Das kann nach hinten losgehen und die Interaktion im weiteren Verlauf des Events killen. Lösung: Interessieren Sie sich für Ihr Publikum! Ungeheuer banal, ich weiß. Aber ich weiß auch, dass es oft schief geht, weil man als Veranstalter an seine eigenen Themen denken muss. Hilfreich ist erneut ein Brainstorming zur Frage: „Was wüssten wir gerne vom Publikum?“ Achten Sie auf die Fragestellung. Wenn Sie fragen: „Was könnten wir unser Publikum mal fragen?“ geraten Sie genau in die Desinteresse-Falle. Möglichkeit zwei ist noch einfacher: Drehen Sie den Spieß um! Lassen Sie das Publikum fragen. Beispiel: „Was ist Ihre Nummer eins Frage, die Sie zum Thema Digitalisierung umtreibt? Schreiben Sie es jetzt auf.“ Mit dieser Aufgabe erfahren Sie, wo Ihr Publikum steht, was es beschäftigt, und Ihre Speaker können darauf eingehen.

Der mehrfache Bestsellerautor und Zeitmanagement- Papst Prof. Dr. Lothar Seiwert nutzt diese Methode bei seinen Vorträgen: „Sie zeigt mir als Redner ganz genau, was das Publikum wirklich interessiert – und ich kann meine Inhalte situativ anpassen; ich merke das an immer wieder tollem Feedback von meinen Teilnehmern, egal ob in Ludwigshafen, in Amsterdam oder in Indien.“

Mein Tipp: Nutzen Sie wie Prof. Seiwert diese Technik und fragen Sie zu Beginn der Veranstaltung: „Bevor wir mit dem Programm starten: Mit welcher Nummer eins Frage sind Sie heute hier zu unserer Tagung gekommen?“ Extra-Tipp: Bei Merck, BASF und vielen anderen wird die Methode darüber hinaus eingesetzt, um mit den Fragen, die während der Veranstaltung nicht beantwortet werden können, ein FAQ (Frequently Asked Questions) im Intranet zu erstellen.



Falle vier: Fehlende Anonymität oder: Trägt man am FKK-Strand Namensschilder? Ähnlich zögerlich wie die Menschen ans Mikrofon treten, nennen sie ihren Namen. Wenn Sie Karten mit Namen verwenden oder Online-Tools, die personalisiert sind, haben Sie ähnliche Probleme: Erstens meldet sich bei internen Veranstaltungen der Betriebsrat und weist auf die Persönlichkeitsrechte hin. Zweitens sinkt entweder die Beteiligungsrate oder die Qualität – meistens beides. Vielleicht denken Sie jetzt: Bringt die anonyme Masse nicht Input auf dem Level von Toilettenschmierereien?

Tatsächlich haben wir uns bei VoxR.org diese Frage gestellt, als wir vor drei Jahren die ersten Tests machten. Überraschenderweise haben wir gesehen, dass das Gegenteil der Fall ist. „Der umfassende Input von nahezu all unseren internationalen Teilnehmern lag deutlich über unseren Erwartungen“, bestätigt Ralf Deseniß nach einer internationalen Koordinierungstagung bei Volkswagen Financial Services. Und Travis Witteveen, CEO von Avira, bekräftigt mit Blick auf die Interaktion bei vierteljährlichen Management-Meetings: „Unsere Erfahrung ist, dass Anonymität bei Abfragen es unseren Führungskräften leichter macht, sich frei von Firmenpolitik an der konkreten Diskussionen zu beteiligen.“

Falle fünf: Fehlende Führung. Interaktion braucht Führung. Interaktion ist in Deutschland (noch) ungewohnt. Ungünstig ist es daher, zu sagen: „Wir wollen jetzt mal etwas Interaktives ausprobieren.“ Das schreckt ab, denn niemand möchte ein Versuchskaninchen sein. Sagen Sie viel einfacher: „Liebe Teilnehmer, es gehen jetzt Karten herum. Bitte nehmen Sie sich jeder eine Karte“ oder „Nehmen Sie jetzt bitte Ihr Handy zur Hand und gehen zu folgender Website“. Klar, einfach und vor allem: unmissverständlich.

Und die Bonusfalle: Die Zeit. Der Klassiker unter den Gründen, warum man nicht interaktiv sein kann. „Weil die Agenda schon zu voll ist“ oder „weil nur begrenzt Zeit ist“. Fragen Sie sich: Wollen Sie eine vollgepackte Agenda, die Ihren Teilnehmern viel Input gibt, von dem Sie keine Ahnung haben, ob er passt und überhaupt ankommt? Oder wollen Sie, dass Ihre Teilnehmer etwas mitnehmen? Der ROI von Interaktion (Return on Investment) ist unendlich: Eine Aktion kostet Sie i.d.R. fünf Minuten – nicht mehr. Diese Minuten sind wertvoll für Ihr Event: Für das Verständnis Ihres Themas beim Publikum, seine Stimmung, die Kontaktmöglichkeiten der Speaker mit den Teilnehmern und letztlich auch für das Gefühl mit dem diese nach Hause gehen. Wenn Sie Ihrem Publikum ein gutes Gefühl und gute Learnings mitgeben wollen, wird sich jede Minute Investition in eine kleine Interaktion rechnen. TIM SCHLÜTER
 

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voxr.org/tw
Wenn Sie nur einen Satz mitnehmen, dann diesen: Interaktion muss extrem einfach sein, damit sie funktioniert.
„Anonymität bei Abfragen macht es unseren Führungskräften leichter.“
Travis Witteveen,
CEO von Avira
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