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KVWL

Kelle hoch!

Als die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe zur ihrer Betriebsversammlung nach Dortmund einlädt, will sie etwas anders machen als sonst und bindet mithilfe von „SwarmWorks“ ihre Teilnehmer ein.

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ie Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe (KVWL) vertritt die Interessen von mehr als 15.000 niedergelassenen Vertragsärzten und ärztlichen und psychologischen Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichen-Psychotherapeuten in Westfalen-Lippe. Mit Sitz in Dortmund hält die Körperschaft öffentlichen Rechts jedes Jahr eine Betriebsversammlung ab. Der Einladung am 21. März 2019 in die Dortmund Westfalenhallen folgen 980 Teilnehmer und verfolgen in Halle 2 wie gewohnt die Vorträge der Vorstände und die Verabschiedung des bisherigen Vorstands. Doch dann sind sie selbst gefragt. Die Kassenärztliche Vereinigung will die Ergebnisse ihrer Online-Umfrage zu Themen wie New Work, Digitalisierung von Geschäftsprozessen und aktuelle Herausforderungen verifizieren.

Zum Moderator kommt deshalb Heiner Koppermann, Direktor von „SwarmWorks“, auf die Bühne. Die KVWL hat ihn als Dienstleister von interaktiven Veranstaltungen hinzugezogen. Der Anbieter von entsprechenden Hard- und Softwarelösungen erklärt die – wenn auch einfache Handhabe – seiner „SwarmPads“ am liebsten selbst und empfiehlt sein Moderatorenteam, das mit dem Medium geübt ist.
         
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Auf der KVWL-Betriebsversammlung sind die Teilnehmer gefragt: Weiß für „Ja“ und Schwarz für „Nein“. 
FOTO: KVWL
    

SWARMWORKS

SwarmWorks bietet maßgefertigte Hard- und Softwarelösungen zur Interaktion mit Teilnehmern von Konferenzen und Events, Meetings, Workshops und Trainings an. In 18 Jahren kommt SwarmWorks auf 2.786 Veranstaltungen in 56 Ländern mit 519.364 Teilnehmer. www.swarmworks.com

„SwarmPads“ sind spezielle Reflektor-Kellen, die den Teilnehmern an die Hand gegeben werden. Jede Signalkelle hat zwei Seiten, eine weiße reflektierende und eine schwarze nicht reflektierende. Je nach Antwort halten die Teilnehmer ihre Kelle hoch: Weiß für „Ja“ und Schwarz für „Nein“. Die Kellen reflektieren nicht sichtbares Licht einer Infrarotlichtquelle, Spezialkameras erfassen die binären Signale und ermöglichen Abstimmungen und Spiele in Echtzeit. Bei mehreren Antwortoptionen warten die Teilnehmer, bis ihre gewünschte Antwort erscheint und drehen dann ihre Kelle von schwarz auf weiß. Bei Skalen wie mit Prozenten von 0 bis 100 beobachten sie den verlaufenden Balken und drehen bei der gewünschten Prozentzahl ihre Kelle.

Bei der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen- Lippe ist der Verlaufsbalken eine Rakete, die für die Reise in die Zukunft steht. Die Ergebnisse der Abfrage vor Ort decken sich mit denen der Online- Umfrage. „Die Live-Abstimmung ist bei den Teilnehmern sehr gut angekommen, da sie sehr einfach zu handhaben ist und dazu noch Spaß macht“, erzählt Koppermann. „Die Teilnehmer brauchen im Grunde nur die Mechanik des Handzeichens zu beherrschen. Ein Zeitverzug durch Rumhantieren mit mobilen Endgeräten entfällt, ebenso das Warten auf die Ergebnisse, bis ausreichend Signale eingegangen sind. Unser ‚Vision-System‘ ermittelt die jeweilige Anzahl auf einen Blick und in Echtzeit.“ Einen großen Vorteil sieht er darin, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf die Bühne gerichtet bleibt. Anders als bei Smartphones und Apps, wenn die Teilnehmer nach unten sehen und der Moderator nicht erkennen kann, ob ihn wirklich alle verstanden haben.
     
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Die Live-Abstimmung macht allen Spaß – Teilnehmern wie Vorstand. 
FOTO: KVWL
   
„SwarmWorks ist es in beeindruckender Weise gelungen, die Aufmerksamkeit aller Mitarbeiter zu erreichen. Auf spielerische Art wurden wertvolle Erkenntnisse auch für den Leitbildprozess der KVWL erhoben. Die gestellten Aufgaben wurden mit besonderem Engagement durch die Mitarbeiter erledigt und signalisierten eine hohe Identifikation mit den Aufgaben der KVWL.“
Thomas Müller, Vorstandsmitglied der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen-Lippe (KVWL)


Auf der KVWL-Betriebsversammlung erfolgen 30 Abfragen. Die gestellten Polling-Fragen kommen von der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen- Lippe. „In der Regel sagt uns der Kunde, was er machen möchte. Wir beraten ihn, welche Fragen sich in welchem Format eignen und helfen bei der Formulierung der Fragen“, erklärt Koppermann. Er ergänzt: „Wir machen das seit über zehn Jahren und haben viel Erfahrung. Was Kunden regelmäßig unterschätzen, ist, was man Menschen fragen kann und darf.“ Stehen die Fragen und Formate fest, passt SwarmWorks das Design des Screens an die Corporate Identity des Kunden an und nimmt auf Wunsch Änderungen vor. Laut Koppermann erfordert die nötige Abstimmung ein bis zwei Schleifen und zwei bis vier Stunden an Zeitaufwand im Vorfeld.

In Dortmund erscheinen die Abfragen im Corporate Design und mit dem Veranstaltungsmotto der KVWL. So auch das Spielformat „Flight“ via Flugsimulator. Die Animation beginnt mit dem Start eines Flugzeugs. Es folgen die Schalte ins Cockpit zu den Piloten und ein Schwenk in den Himmel. Danach übernehmen die Teilnehmer in zwei Teams. Die eine Saalhälfte steuert die Flughöhe (hoch, runter), die andere die Richtung (rechts, links): Die 980 Teilnehmer fliegen gemeinsam durch 15 „Bedeutungsringe“; die sechs Werte der KVWL und neun zukünftige Herausforderungen. Eine kollaborative Aufgabe, die gelingt. Das Spielformat lässt sich zu Beginn einsetzen oder am Ende als „Summary“, in das die Ergebnisse des Tages eingeflossen sind.
    

„UNS FEHLT EINE DEBATTENKULTUR“

Heiner Koppermann: Wenn Sie die Menschen nicht beteiligen, erreichen Sie diese nicht wirklich.FOTO: SWARMWORKS
Heiner Koppermann: Wenn Sie die Menschen nicht beteiligen, erreichen Sie diese nicht wirklich.
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Heiner Koppermann, Direktor von „SwarmWorks“, über die Einbindung von Teilnehmern auf Veranstaltungen und die Scheu davor.

tw: Anders als die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe scheuen viele Veranstalter die Live-Einbindung der Teilnehmer. Wieso?
Heiner Koppermann: Es ist im Grunde ein totaler No-Brainer, dass eine Einbindung der Teilnehmer zum Erfolg der Veranstaltung beiträgt. Wenn Sie die Menschen nicht beteiligen, erreichen Sie diese auch nicht wirklich. Das ist wissenschaftlich bewiesen und schon sehr lange bekannt. Doch 70 bis 75 Prozent der Veranstaltungsorganisatoren gehen noch immer den Weg des geringsten Risikos. Sie planen Veranstaltungen so, dass Ungeplantes und Unvorhersehbares nicht eintreten. Man hat Angst davor, kritische Stimmen zu Wort kommen zu lassen oder offene Fragen zu stellen, die kritisches Antworten auslösen könnten. In den USA ist das anders. Dort wird ungezwungener und offener gefragt und auf das reagiert, was man als Antwort bekommt. Uns fehlt in Deutschland, was die Angelsachsen haben: eine gesunde Debattenkultur. Hierzulande versucht man, Überraschungen zu vermeiden. Das führt dazu, dass Veranstaltungen „over-scripted“ sind. Das ist ein Kardinalfehler. Wenn man alles vorausplant, wird das konzeptionelle Korsett eng, und die Teilnehmer fühlen sich nicht wertgeschätzt und ermüden.

Hätten Sie ein Erlebnis aus Ihrer Praxis, das die Wirkung für einen Dialog mit den Massen in Echtzeit verdeutlicht?
Ich erinnere mich an eine Veranstaltung der Wintershall, eine Öl- und Gas-Tochter von BASF, mit dem damaligen CEO Dr. Rainer Seele (heute CEO des ÖMV) vor rund zehn Jahren. Er war so begeistert von unseren Abfragen in Echtzeit, dass er spontan eine Frage an seine Operations Manager aus aller Welt stellte: „Glauben Sie, dass der Gaspreis in den nächsten Jahren weiterhin an den Ölpreis gekoppelt sein wird?“ Zwei Drittel antworteten mit „Nein“. Nur leider fußte die zuvor vorgestellte Strategie des Unternehmens auf genau dieser Annahme… Der CEO hat hervorragend reagiert und gesagt: Dann müssen wir unsere Strategie wohl noch einmal überdenken. Das hat ihm Standing Ovations eingebracht. Und wie sich viel später zeigte, sollten die Operations Manager Recht behalten.
KERSTIN WÜNSCH
       


„Der Wechsel zwischen Polling und Gaming sorgt für eine willkommene Abwechslung zwischen den Powerpoint-Präsentationen“, weiß Koppermann. Für die Kassenärztliche Vereinigung ist es eine neue Art der Interaktion gewesen, und die kommt so gut an, dass aus der geplanten einen Stunde sogar eine Stunde und 15 Minute werden. Koppermann: „Die Teilnehmer sind mit deutlich erkennbarer Freude bei der Sache gewesen.“

Die Anonymität und den Datenschutz der Abstimmenden gewährt ein Server vor Ort. Die Zuordnung einer Kelle zu einer bestimmten Person ist nicht möglich. „Sicherlich sehen Sie zwei, drei Kellen vor sich, doch sie wissen nicht unbedingt, wer vor ihnen sitzt“, beschreibt Koppermann die Situation. „Meist sind die Teilnehmer mit sich beschäftigt, denn es geht schnell.“

Den Return on Investment (ROI) berechnet Koppermann mit einer „Faustformel“: „Man könnte sagen, dass sich ein Invest in interaktive Event-Technologien in der Größenordnung von um die zehn Euro pro Person bereits in einer deutlich erhöhten Effektivität und Nachhaltigkeit des Meetings niederschlägt.“ Teilnehmer, die nicht anwesend sein können, können eingebunden werden. Bei der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen-Lippe war das nicht erforderlich.

Selbst größere interaktive Veranstaltungen ab 1.000 Teilnehmern sind mit dem SwarmWorks-Produkt „Digital“ möglich. Koppermann: „Wenn es mehr Menschen sind, greifen wir auf unsere optische Technologie zurück. Diese kann durch zusätzliche optische Scanner an fast jede Teilnehmerzahl angepasst werden – und seien es 80.000 in einem Fußballstadium.“
KERSTIN WÜNSCH
       
www.kvwl.dewww.swarmworks.com

Möglichkeiten für „Polling“ und „Gaming“

„Vision Polling“:

Entscheidungsfrage:
Die einfachste und schnellste Variante ist die Entscheidung zwischen zwei Alternativen. Mit der weißen Seite der Signalkelle stimmen die Teilnehmer für Antwort A mit der schwarzen für Antwort B. Die Verteilung der Stimmen wird live dargestellt.
Single-Choice oder Multiple-Choice: Die Antwortoptionen werden nebeneinander abgebildet und sequenziell abgefragt. Ein Zeitstrahl bewegt sich dabei von rechts nach links über die Leinwand; die jeweils aktive Antwort wird farblich hervorgehoben. Erscheint ihre Antwort drehen die Teilnehmer ihre Signalkelle von schwarz auf weiß. Die Verteilung der Stimmen wird in einem Balkendiagramm dargestellt.
Skalenfrage: Beim Abstimmen von Werten auf einer metrischen Skala (Prozentwerte, Gewichte, Preise), bewegt sich der Zeitstrahl ebenfalls von rechts nach links. Durch Drehen der Kelle können die Teilnehmer für jeden beliebigen Wert auf der Skala abstimmen. Die Verteilung der Stimmen wird zu Wertebereichen zusammengefasst und in einem Balkendiagramm dargestellt.

„Gaming“:

Pong:
In zwei Teams spielen die Teilnehmer gegeneinander Fußball – der Raum verwandelt sich in ein Stadion.
Flight: Die Teilnehmer steuern gemeinsam einen Flugsimulator und erfliegen als Crew bestimmte Ziele im Luftraum. Wichtige Botschaften, Bilder, Fotos oder Videoclips werden in das Spielgeschehen integriert.
Race: Die Teilnehmer tragen ein Rennen gegeneinander aus. Sie lenken gemeinsam das Auto ihrer Wahl, sammeln Ziele ein oder weichen Hindernissen aus. Sei es eine Taxifahrt oder das Rennen am Nürburgring.
Balance: Die Teilnehmer müssen den Seiltänzer ihres Teams so rasch und sicher wie möglich auf die andere Seite der Schlucht bringen. Zusätzliche Schwierigkeiten wie Seitenwinde kommen ins Spiel.

www.swarmworks.com




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