Meetingindustrie

Datenschutz? Hilfe erwünscht

Steigenberger Hotels & Resorts und das Fachmagazin tw tagungswirtschaft haben die Studie „Der Datenschutz bei Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit Hotels“ durchgeführt.

N
eun von zehn Veranstaltungsplanern sind in ihrem Unternehmen bei der Organisation eines Events in einem Hotel für die Vertragsgestaltung und damit auch für die Datenschutzvereinbarungen und deren Einhaltung verantwortlich. Das ergab eine detaillierte Marktforschungsstudie der Steigenberger Hotels & Resorts und des Fachmagazins tw tagungswirtschaft. In 132 ausführlichen, durchschnittlich 17 Minuten dauernden Gesprächen, gaben Planer und Organisatoren von Tagungen und Firmen- Events darüber Auskunft, welche Rolle der Datenschutz bei der Veranstaltungsplanung spielt und wie sie sich eine datenschutzkonforme Zusammenarbeit mit Hotels vorstellen.

Hier hat sich in den vergangenen Jahren viel geändert. Denn während die Planer zu Protokoll gaben, dass noch bei rund der Hälfte aller Außer-Haus-Veranstaltungen (53%) der letzten drei Jahre keine Datenschutzvereinbarungen mit den Hotels getroffen wurden, spielt bei 68 % der Datenschutz bei Veranstaltungen inzwischen immer eine Rolle.

Trotz der hohen Relevanz handhaben die Firmen den Datenschutz sehr unterschiedlich. So nutzen lediglich 18% der Planer bei der Zusammenarbeit mit Tagungshotels umfangreiche, juristisch geprüfte Datenschutzvereinbarungen, weitere 16% legen den Hotels eigens entwickelte Richtlinien zur Unterschrift vor. Die meisten Planer vertrauen jedoch ihren Geschäftspartnern und verlassen sich auf die Verträge und AGBs der Hotels.

Vor dem Hintergrund der am 25. Mai 2018 in Kraft tretenden neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind die Unternehmen aber sensibilisiert. So bestätigen 81% der Befragten das Vorhandensein eines Datenschutz-Beauftragten im eigenen Unternehmen. Allerdings wissen 9% nicht, ob es im eigenen Haus einen Datenschutz-Beauftragten gibt.

Ad №1
QUELLE: TELERESEARCH, TW-GRAFIK

Knapp die Hälfte der Firmen hat auf die anstehende EU-Datenschutz-Grundverordnung bereits reagiert oder der Anpassungsprozess läuft gerade. In 49% dieser Firmen wurden Fachanwälte hinzugezogen, drei Viertel dieser Planer haben an Schulungen teilgenommen. 29% aller Event-Planer hingegen haben bislang noch nichts von der EU-Verordnung gehört.

Dass sich hieran etwas ändern sollte, zeigt die Anzahl datenschutzrelevanter Vorgänge bei der Veranstaltungsorganisation. Denn schon beim Prozess der Einladungen, Anmeldungen und Teilnehmer-Registrierungen werden in vielen Fällen personenbezogene Daten erhoben und automatisiert verarbeitet. Und auch während der Veranstaltungen gibt es viele datenschutzrelevante Vorgänge, die vertragliche Regelungen mit Hotels erfordern. Schon die Nutzung mehr oder weniger offener WLAN-Netze (oft mit Gastzugängen oder Standard-Passwörtern) kann eine unerwünschte Sicherheitslücke darstellen. Weiterhin sind Online-Registrierungen üblich und auch die Weitergabe von Teilnehmerdaten an die Hotels ist bei Events geläufig und damit zwingend schutzbedürftig.

Wie die Umfrage ergeben hat, würden es viele Planer gutheißen, wenn Veranstaltungshotels Datenschutz proaktiv thematisieren würden. „Ein erster Blick in die Studienergebnisse hat gezeigt, dass das Thema der EU-DSGVO mit einer extrem hohen Priorität für 2018 gesehen wird und gleichzeitig noch eine große Unsicherheit in Bezug auf die detaillierte Ausgestaltung besteht. Ebenso war eindrucksvoll, dass der Hotellerie großes Vertrauen als Leistungspartner in der Datenverarbeitungskette einer Veranstaltungsplanung zugesprochen wird.“, sagt Lars Formanek, Director Commercial der Steigenberger Business Hotels. Mehr zur Studie und ihren Ergebnissen lesen Sie in tw tagungswirtschaft 2/2018. CHRISTIAN FUNK 

Datenschutz