Großes leisten Image 1

PROTOKOLL

Großes leisten

Großveranstaltungen, Politiker und Protokoll stellen Veranstalter und Veranstaltungshäuser vor eine Mammutaufgabe. Doch bei allem Aufwand soll die Gastlichkeit nicht zu kurz kommen. Ein Blick in die großen Veranstaltungsstandorte Deutschlands.

V
om 6. bis 17. November 2017 kommt die Weltklimakonferenz 
COP 23
 nach Bonn. Den Vorsitz hat Fidschi übernommen, da der Inselstaat aber nicht 20.000 Gäste versammeln kann, wurde die ehemalige Bundeshauptstadt und Sitz des UN-Klimasekretariats als Austragungsort gewählt. „Die Ausrichtung einer Konferenz dieser Dimension stellt eine Stadt und ihre Bürger vor große Herausforderungen“, sagt Umwelt-Staatssekretär Jochen Flasbarth. „In enger Zusammenarbeit mit den Vereinten Nationen wird das Bundesumweltministerium die Stadt Bonn tatkräftig unterstützen, um einen reibungslosen Ablauf und eine produktive Konferenz zu ermöglichen.“ 20.000 Gäste, politische Delegationen und nicht zuletzt protokollarische Regeln – zum Beispiel Kenntnisse von Rangordnungen, Begrüßungsabläufen oder Redenreihenfolgen – stellen Veranstalter und Veranstaltungshäuser vor eine Mammutaufgabe.

Großes leisten Image 2
Weiße Platzkarten: Batman und Super Mario achten auf Einhaltung des Protokolls und dass Kanzlerin Angela Merkel auch am richtigen Platz steht.
FOTO: GAMESCOM/KÖLNMESSE


COP 23 folgt dem Prinzip „Eine Konferenz – Zwei Zonen“. In der „Bula-Zone“, die sich über das World Conference Center Bonn (WCCB), den UN-Campus und temporäre Bauten auf dem Gelände der Deutschen Welle erstreckt, werden die Verhandlungen der Delegierten stattfinden. Das Fidschi-Wort „Bula“, gleichermaßen eine Grußformel und ein Segenswunsch für Gesundheit und Glück, steht stellvertretend für die Gastfreundschaft, die während des Gipfels herrschen soll. „Der Servicegedanke spielt eine sehr große Rolle für uns“, sagt Christina Esser. „Wir sehen uns als Berater und Teil der Veranstaltung. Unsere Rolle ist, sicherzustellen, dass unsere Kunden und ihre Gäste zufrieden nach einer erfolgreichen Veranstaltung wieder nach Hause fahren“, so die Leiterin Veranstaltungsmanagement, Sales und Marketing des WCCB. Hinsichtlich des Protokolls würden sich politische Veranstaltungen kaum von anderen Events im Hause unterscheiden, erklärt Esser. Sie kenne jedoch den Aufwand, der dahinter steckt: „Der Staatsakt zu Ehren von Hans-Dietrich Genscher 2016 oder aber das G20-Außenministertreffen im Februar dieses Jahres waren sehr beeindruckende und aufwändige Veranstaltungen. Die Herausforderung ist es, die Wünsche und Erwartungen unserer Gäste zu erkennen, bevor sie es selbst tun.“ Bonn war bereits 1999 und 2001 Gastgeber der Weltklimakonferenzen, hat also Erfahrung mit Großveranstaltungen, wenngleich nicht mit einer Konferenz dieses Ausmaßes, wie Oberbürgermeister Ashok Sridharan erklärt: „Dieses Mal ist die Herausforderung wesentlich größer: Die erwartete Teilnehmerzahl wird alles übertreffen, was Bonn bisher erlebt hat. Für uns ist das eine große Chance: Der Name Bonns wird zwei Wochen lang in den Nachrichten der Welt präsent sein. Wir werden alles dafür tun, dass sich die Delegierten aus aller Welt hier in der deutschen Stadt der Vereinten Nationen willkommen fühlen."

Dass sich die Delegierten während des von Ausschreitungen überschatteten G20-Treffens der Staats- und Regierungschefs am 7. und 8. Juli 2017 in Hamburg austauschen konnten, lag in erster Linie an der Arbeit der Sicherheitskräfte, aber auch an den Mitarbeitern der Hamburg Messe und Congress (HMC). „Als Unternehmen haben wir uns seit Frühjahr 2016 auf die OSZE-Konferenz, die im Dezember 2016 ebenfalls in den Messehallen stattfand, und den 
G20-Gipfel
 im Juli vorbereitet“, sagt Bernd Aufderheide, Vorsitzender der Geschäftsführung der HMC, und zählt die Beteiligten auf: „Das fängt bei der Geschäftsführung an, geht über Stabsabteilungen wie die für Strategie und Public Affairs, die Rechtsabteilung, das Controlling und viele mehr. Operativ waren es vor allem Mitarbeiterinnen der Abteilung Gastveranstaltungen sowie unsere Techniker, Hallenmeister und Geländeverantwortlichen, von denen an den Tagen direkt vor und während des Gipfels einige in der Messe übernachtet haben, um gegebenenfalls schnell vor Ort zu sein.“



Aufderheide erklärt, wie schwierig es war, der Veranstaltung einen würdigen Rahmen zu geben: „Es war ein Kraftakt, das Gelände und die Hallen für den Gipfel herzurichten. Doch das hat sich gelohnt. Es sind beeindruckende Räume und eine erstklassige Infrastruktur für einen reibungslosen Ablauf geschaffen worden.“ Er freut sich, dass bei allen Turbulenzen im Umfeld der Service nicht gelitten hat und lobt die Abteilungen wie Protokoll oder Besucherservice: „Es geht immer darum, in enger, vertrauensvoller Zusammenarbeit das beste Ergebnis zu erzielen.“

Im Auftrag des Auswärtigen Amts in Berlin übernahm das Unternehmen Guest-One das Teilnehmermanagement und Placement für das Konzert beim G20-Treffen in der Elbphilharmonie. Damit die Politiker Beethovens Neunte Sinfonie genießen konnten, gewährleistete Guest-One die Anmeldung der rund 2.000 Gäste. Die Daten der Regierungschefs und deren Delegationen wurden dafür vorab in das Online-Tool importiert. Zwecks Einhaltung protokollarischer Vorgaben wurde eigens der Sitzplan des Großen Saals grafisch nachgebaut. Höchste Sicherheitsanforderungen kennzeichneten das Lastenheft des G20-Konzerts. So lief das besonders abgesicherte Websystem mit einer leistungsfähigen Verschlüsselung und entsprach den Anforderungen des Auswärtigen Amtes und den deutschen Datenschutzrichtlinien. Nicht minder anspruchsvoll gestalteten sich die Sicherheitsanforderungen beim Konzert selbst. Lückenlose Kontrollen wie am Flughafen wurden bereits im Hamburg Cruise Center in der Hafencity durchgeführt. Guest-One baute zehn Stationen auf, um die Gäste zu akkreditieren. Ausgestattet mit Platzkarte gelangten die Besucher dann per Schiff zur Elbphilharmonie. „Die hohen Sicherheitsanforderungen in Verbindung mit dem großen Kreis von Beteiligten und die Erfüllung der protokollarischen Anforderungen machten diese anspruchsvolle Aufgabe so besonders“, sagt Oliver Maître, Guest-One-Geschäftsführer.

Mit Großveranstaltungen hat man auch in Köln viel Erfahrung: Die Kölnmesse hat vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) deshalb den Zuschlag für die Organisation und den Betrieb des deutschen Pavillons auf der Weltausstellung in Dubai von Oktober 2020 bis April 2021 erhalten. Nach Aichi 2005 und Shanghai 2010 wird sie damit bereits auf der dritten großen Expo nach dem Jahrtausendwechsel den offiziellen Auftritt Deutschlands betreuen. „Wir übernehmen damit große Verantwortung, denn wir wissen aus Erfahrung, dass ein deutscher Pavillon intensiv im Fokus der Öffentlichkeit steht“, weiß Messechef Gerald Böse. Zu den Aufgaben des Expo-Teams der Kölnmesse gehört in enger Abstimmung mit dem Ministerium die komplette Vorbereitung, die Ausschreibung und Begleitung der baulichen und inhaltlichen Gestaltung des Pavillons, die Rekrutierung des Pavillonpersonals und die Öffentlichkeitsarbeit – und schließlich der Pavillonbetrieb selbst während der sechsmonatigen Laufzeit.

HERAUSGEPUTZT FÜR DIE BESUCHER

Das Erscheinungsbild eines Messegeländes spielt für das allgemeine Wohlbefinden der Aussteller und Besucher eine tragende Rolle. Sauberkeit und Hygiene auf dem Berlin Expocenter City, wo jährlich über 100 Veranstaltungen steigen, stellen für die Messeveranstalter eine große Herausforderung dar. Reinigung, Instandhaltung und Wartung des Messeareals erfolgt zwar an 365 Tagen im Jahr, doch in der Sommerferienzeit liefen die Arbeiten jetzt wieder unter Hochdruck, um die 26 Hallenkomplexe (172.000 qm) und 190.000 qm an Außenflächen herauszuputzen. Hinzu kommen Foyerund Verkehrsflächen, Sanitärbereiche, rund 21.000 qm Glasflächen, Balustraden- und Fahrtreppen- Verglasungen oder die Fahrtreppen- Reinigung im Citycube. Die Grundversorgung des Messegeländes erfolgt durch die Messe Berlin-Tochter Capital Facility, veranstaltungsbezogen ist die Abteilung ES 32 - Cleaning & Waste Disposal Management verantwortlich.
www.messe-berlin.de

Stefan Eckert, Mitglied der Geschäftsleitung und Geschäftsbereichsleiter Services der Kölnmesse, erklärt, dass jede Veranstaltung ihre Eigenheiten hat – in Köln finden etwa Gamescom, Anuga oder Photokina statt – aber entscheidend sei oft die individuelle Betreuung durch die Kölner Protokollabteilung. „Die Ehrengäste der Kölnmesse sollen sich immer und zu jeder Zeit ausgezeichnet betreut fühlen. Takt- und Fingerspitzengefühl, eine tiefe Kenntnis der gesellschaftlichen Regeln und Etikette, gutes Organisationstalent sowie eine hohe Dienstleistungsorientierung, die diskret und kaum wahrnehmbar im Hintergrund erfolgt, bestimmen dabei unser Grundverständnis als Gastgeber, besonders von Ehrengästen aus Politik, Wirtschaft und Unterhaltung“, so Eckert.

Auf den großen Veranstaltungsstandorten Deutschlands gehört es zum Standard-Repertoire, Großveranstaltungen auszurichten, wie Klaus Dittrich erklärt: „Unsere Protokollabteilung hat viel Routine im Umgang mit hochrangigen Politikern. Wir sehen diese Anlässe immer als eine große logistische Herausforderung, aber nie als ein Hindernis für unsere Besucher“, erklärt der Vorsitzende der Geschäftsführung der Messe München. „Die reibungslosen Abläufe mit tausenden von sehr unterschiedlichen Besuchern im Vorfeld zu planen und dann zu meistern, sehen wir als Kernkompetenz unseres Geschäfts.“

Großes leisten Image 5
Nach dem G20-Gipfel. Hamburgs Erster Bürgermeister Olaf Scholz dankt den Polizeikräften in der Messe Hamburg.
FOTO: SENAT HAMBURG

Der Geschäftsbereichsleiter des Congress Center Leipzig (CCL), André Kaldenhoff, erläutert die Vorzüge des Protokolls: „Es trägt dazu bei, eine Veranstaltung zu strukturieren. Beim Protokoll geht es häufig um Sicherheitsfragen und wir sind dankbar, dass diese Bereiche organisiert sind.“ Die Mitarbeiter des externen Protokolls seien Teil des Organisationsteams. „Ihre Vorgaben machen es uns überhaupt erst möglich, die Veranstaltung richtig vorzubereiten.“ Während der Veranstaltung könnten Kaldenhoff und sein Team darauf vertrauen, dass die Strukturen funktionieren würden. „Das erleben wir beispielsweise beim ITF (International Transport Forum), zu dem eine Vielzahl schützenswerter Personen anreist und für deren Schutz ohne unser Zutun alle notwendigen Maßnahmen ergriffen werden.“

Werner M. Dornscheidt bestätigt: „Das Protokoll seitens herausragender Persönlichkeiten, die einem besonderen Reglement unterworfen sind, mag manchmal umständlich und schwerfällig wirken und somit den Eindruck erwecken ,im Weg zu stehen‘“, so der Vorsitzende der Geschäftsführung der Messe Düsseldorf. „Schnell wird aber die Sinnhaftigkeit der präzisen Vorgaben und Ansprüche ersichtlich, denn es geht um Sicherheit, um einen reibungslosen Ablauf und vor allem auch um Vertrauen, denn vom Staatsgast angefangen bis hin zu allen notwendigen mitverantwortlichen Unterstützern des Besuches wollen, sollen und müssen sich alle auf eine minutiös durchzuführende Messe verlassen können.“

Dass sich das Umfeld für Großveranstaltungen in den letzten Jahren gewandelt hat, gibt Stefan Lohnert zu bedenken. Der Wunsch nach mehr Sicherheit sei in allen europäischen Ländern gewachsen, sagt der Bereichsleiter Gastveranstaltungen der Messe Stuttgart. Aktuelle Ereignisse der jüngsten Zeit hätten dazu geführt, dass die Messe Stuttgart, wie alle Messeplätze in Deutschland, zusätzliche Maßnahmen ergriffen hat. Für jede Veranstaltung würden Bausteine aus einem Sicherheitsmaßnahmenkatalog zusammengestellt. „Wir können alle unsere getroffenen Maßnahmen und die Gründe dafür detailliert erläutern, was noch immer zu hoher Akzeptanz geführt hat“, erklärt Lohnert. Veranstalter sehen die Bemühungen sehr positiv. „Extrem hoch ist die Akzeptanz bei Veranstaltern aus Großbritannien und den USA. Die erste Frage, die uns immer gestellt wird, ist die nach Public Safety in Germany“, betont Lohnert. Dass bei aller Organisation, Sicherheit und Protokoll nie der Service leiden darf, ist für Werner M. Dornscheidt essenziell für den Erfolg eines Gastgebers: „Unsere Währung ist Wertschätzung, Freundlichkeit, nachhaltiger Kontakt, Internationalität und die Garantie, dass sich unsere Kunden hier auf das Wesentliche konzentrieren können: Geschäfte zu machen“, weiß der Düsseldorfer. „Wertschätzung wird vermittelt durch die persönliche Wahrnehmung, durch das Eingehen auf individuelle Wünsche des jeweiligen Gastes, durch das Vermitteln der ständigen Erreichbarkeit für jegliche Belange und somit der Vermittlung einer Exklusivität.“ Das gelte für ein Abendessen im kleinen VIP-Kreis genauso wie für eine Großveranstaltung mit 4.000 Personen. Man müsse stets Großes leisten. CHRISTIAN FUNK
 

www.cop23.dewww.worldccbonn.comwww.hamburg-messe.dewww.hamburg.de/g20-gipfelwww.g1.dewww.koelnmesse.dewww.messe-duesseldorf.dewww.messe-muenchen.dewww.ccl-leipzig.dewww.leipziger-messe.dewww.messe-stuttgart.de
Es war ein Kraftakt, das Gelände und die Hallen für den Gipfel herzurichten. Doch das hat sich gelohnt.
Bernd Aufderheide,
Hamburg Messe und Congress
Datenschutz