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KONGRESSZENTREN

Slack für Events

Kongresszentren sind schon lange keine Raumvermieter mehr. Als Berater müssen sie für verschiedene Ansprüche kreative Ideen und smarte Lösungen anbieten können. Dabei steht der Servicegedanke fast immer an erster Stelle.

A
ls sich die Leiter internationaler Kongresszentren vom 23. bis 26. Juni in Antwerpen auf der AIPC (International Association of Convention Centres) Annual Conference treffen, eint nahezu alle das gleiche „Schicksal“: Kunden fragen smarte Lösungen und Services gezielt und aktiv an, die Rolle verschiebt sich immer mehr vom Raumvermieter zum Berater. „Diese Entwicklung besteht schon lange“, sagt AIPC-Präsident Aloysius Arlando dazu, „umso schöner ist es, dass so viele Mitglieder smarte Lösungen präsentieren können.“ Im Rahmen der Konferenz vergibt der Verband den AIPC Innovation Award. Dabei präsentieren die Finalisten ihre kreativen Ideen und Innovationen im Pecha-Kucha-Format.

So stellt zum Beispiel Benedikt Füssel, Leitung Business Development bei m:con – Congress Center Rosengarten, deren neue Vertriebsplattform vor. „Im Grunde ist das eine geschlossene Landingpage für unsere Kunden, auf der sich ein individualisiertes Angebot für die jeweilige Veranstaltung befindet. Und zwar flexibel skalierbar. Das heißt, wir können das Angebot entsprechend der Rückfragen und Änderungswünsche des Kunden anpassen, die Verläufe hinterlegen und der Kunde hat automatisch immer eine genaue Übersicht über die Möglichkeiten, Alternativen und auch die Kosten“, erklärt Füssel. „Damit befindet sich alles auf einer Plattform und wir vermeiden die übliche E-Mail-Flut und die Ansammlung der zahlreichen Dokumente mit den ganzen Angeboten und darauf folgenden Anpassungen und Aktualisierungen.“ In erster Linie sei das Tool als Service für den Kunden gedacht, so Füssel, allerdings erleichtere es seinem Team auch die Projektarbeit: „Man könnte es im Grunde als ,Slack‘ in der Projekt- und Angebotswelt bezeichnen.“
       
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Der Meeting Space „The Hive“ im Abu Dhabi National Exhibitions Centre diente als „Kommandozentrum“ während der Special Olympics World Games 2019 in Abu Dhabi.
FOTO: ADNEC

Paulina Ahokas, die CEO der Tampere Hall, hat gleich drei Innovationen für den AIPC Innovation Award eingereicht: Ein Service-Design-Projekt, ein Community-Engagement-Projekt und den „Tampere Congress and Events District (CED)“. „Die Marke Tampere CED wurde geschaffen, um Tampere als Veranstaltungsort für Top-Events an die internationalen Veranstalter effizienter zu vermarkten. Tampere bietet interessante Rahmenbedingungen für verschiedene Arten von Konferenzen und Firmenveranstaltungen sowie für große Sport- und Kulturveranstaltungen“, erklärt Ahokas. Dieses Veranstaltungsareal, der Tampere CED, bildet einen Cluster aus Locations, Dienstleistungen und Fachleuten, alles im Umfeld in zehn Gehminuten erreichbar. Neben der Tampere Hall beherbergt der Bezirk Locations wie Tullikamari Pakkahuone und Klubi, Technopolis Yliopistonrinne, Tampere University, das Tampere Stadion, die im Bau befindliche Tampere Deck Arena, die 2021 fertig gestellt werden soll, und Hotels der Marken Marriott, Scandic und Lapland Hotels. Im vorgestellten Servicedesign-Projekt wurden nach Workshops mit Kunden – und solchen, die es noch werden sollen – Restaurantkonzepte erarbeitet, Meetingräume neu eingerichtet, neue Formate und ein Ko-Kreation-Konzept entwickelt. Alles basierend auf den Anforderungen der Kunden.
              

Rena Wong vom Suntec Singapore Convention & Exhibition Centre nimmt ihre Kunden mit dem Visualisierungs-Tool „HybriD“ auf Entdeckungstour durch das Konferenzzentrum. Das 3D-Tool ermöglicht 360-Grad-Rundgänge durchs Gebäude mit Augmented-Reality-Elementen. „Das Schöne ist, dass ich nicht nur 360-Grad-Aufnahmen der verschiedenen Räume zeigen kann, das Ganze ist dynamisch. Ich kann verschiedene Bestuhlungsvarianten oder die Raumaufteilung wählen und sehe live, wie sich das Raumbild verändert.“ Anstelle von Vor-Ort-Besichtigungen vereinbart Wong mit potenziellen Kunden einen Telefontermin, sendet einen Link zu, über den die Interessenten Zugang zum Visualisierungs-Tool erhalten und macht dann gemeinsam einen virtuellen Rundgang. „Die Gebäudetechnik funktioniert im Tool ebenfalls. Ich kann die Beleuchtung anpassen und variieren oder Videos der Kunden einbinden, die dann im Hintergrund auf der Leinwand einer Bühne laufen.“ „HybrID“ wirkt sehr realitätsnah und Wong erntet in Antwerpen anerkennende Zustimmung der anderen Häuser. „Mit diesem Tool spare ich mir und meinen Kunden jede Menge Zeit und es erleichtert mir den Verkauf ungemein.“ Diese Technologie hat zuletzt den ufi Innovation Award 2018 gewonnen.
             

Über einen Award darf sich auch das Darmstadtium freuen. Das Darmstädter Kongresszentrum wurde im Rahmen der IMEX erneut mit dem Incon Digital Infrastructure Award ausgezeichnet. Weltweit standen 40 Veranstaltungsstätten im Wettbewerb – für die Jury hat sich das Darmstadtium durch seine erstklassige Infrastruktur und vor allem kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung wieder an die internationale Spitze setzen können. Schon kurz nach der Bekanntgabe sagt der Oberbürgermeister und Aufsichtsratsvorsitzende des Darmstadtiums, Jochen Partsch: „Seit wir die Auszeichnung Digitalstadt erhalten haben, arbeiten viele Beteiligte aus Verwaltung und Wirtschaft intensiv daran, das Projekt auf den über 30 Handlungsfeldern stetig voranzubringen. Dass es dem Darmstadtium nach 2014 erneut gelungen ist, den Incon Digital Infrastructure Award zu gewinnen, bestätigt, dass die Arbeit aller Akteure in der Digitalstadt auf ganzer Linie erfolgreich ist. Wir haben damit einen weiteren wichtigen Schritt bei der Umsetzung der Digitalstadt- Strategie gemacht.“ Geschäftsführer Lars Wöhler dazu: „Mit dem Redesign der digitalen Infrastruktur im Kongresszentrum haben wir der Jury zeigen können, dass wir mit unseren kontinuierlichen Investitionen auf sehr schnell wachsende und auch wechselnde Kundenbedürfnisse reagieren können. Unser Handeln wird dabei stets von den heutigen und kommenden Anforderungen unserer Kunden bestimmt.“
                  
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Die Vertriebsplattform für die Kunden des Congress Center Rosengarten.
FOTO: M:CON MANNHEIM:CONGRESS

Im Rai Amsterdam kümmert sich seit dem Sommer 2018 Hendrik Jan Griffioen als Business Incubator Manager um Innovationen. Im firmeneigenen Blog schildert er, worauf dabei geachtet werden soll. „Jeder Innovationsprozess beginnt mit der Besucherbefragung. Was wollen sie? Was ärgert sie? Was macht sie glücklich? Was fehlt ihnen?“ Gute Tools, um die „Customer Journey“ angenehmer zu gestalten und gleichzeitig auch noch Mehrwert zu generieren für das Kongresszentrum und die Kunden, die dort Events veranstalten, seien erstens ein Chatbot, der die Registrierung für eine Veranstaltung erleichtert, zweitens eine gute Event-App, die den Besuch angenehmer und effizienter macht und drittens eine Matchmaking-Plattform, um die Kontaktaufnahme während und nach der Veranstaltung zu erleichtern. „Der größte Wert liegt in der Kombination dieser drei Arten von Tools: benutzerfreundliche Erfassung von Benutzerdaten mit dem Chatbot im Vorfeld, Organisation des Matchmaking auf Basis dieser Daten und Unterstützung des Besuchs mit der App“, so Griffioen. Neben diesen großen Vorteilen gebe es noch einen positiven Nebeneffekt, nämlich die Sammlung relevanter Daten: „Dies beginnt mit genauen Profildaten und Benutzereinstellungen. Als nächstes informiert Sie der Matchmaking-Prozess über Aussteller, an denen Besucher interessiert sind. Schließlich liefert Ihnen die Nutzung der App viele Daten über das Verhalten der Besucher. Diese Informationen können Ihnen als Organisator helfen, Ihre Veranstaltung noch besser zu machen und sicherzustellen, dass Ihr Marketing noch effektiver wird.“ Tracking zur Verbesserung der Services also.
           

ERST REKORD, DANN UMBAU

Der Vorplatz des ACV erhält derzeit eine attraktive Überdachung: Im Februar 2020 soll das Donausegel stehen und kurz darauf bereits genutzt werden.FOTO: ACV
Der Vorplatz des ACV erhält derzeit eine attraktive Überdachung: Im Februar 2020 soll das Donausegel stehen und kurz darauf bereits genutzt werden.
FOTO: ACV
Im Austria Center Vienna (ACV) freut man sich über ein Rekordjahr: „Das Jahr 2018 war das mit Abstand erfolgreichste Geschäftsjahr der über 30-jährigen Unternehmensgeschichte“, sagt Vorstandssprecherin Susanne Baumann- Söllner. „Noch nie hatten wir so viele internationale Kongresse mit so vielen Teilnehmern bei uns im Haus. Darüber hinaus hatten wir die Ehre, den österreichischen EU-Ratsvorsitz zu beherbergen.“ Insgesamt kamen so im letzten Jahr rund 136.000 internationale Teilnehmer in Österreichs größtes Kongresszentrum. Dies entspricht einer Steigerung von 29 Prozent zu 2017 und sogar 163 Prozent zum Jahr 2013, seit welchem Baumann-Söllner für das Kongressgeschäft zuständig ist.

Diese positiven Zahlen im Rücken startete im Frühjahr nach dem erfolgreichsten Geschäftsjahr das bisher größte Bauvorhaben seit Bestehen. Ein neues Zugangsgebäude mit einem Skywalk und weiteren Eingängen ermöglicht die gleichzeitige Nutzung der unterschiedlichen Ebenen. Außerdem erhält der Vorplatz mit dem Donausegel eine attraktive Überdachung – bis 2022 entstehen hier ein neuer städtischer Begegnungsraum und 4.200 m2 zusätzliche Veranstaltungsfläche, die offen oder geschlossen genutzt werden kann. „Wir liegen voll im Zeitplan und können es kaum erwarten, die Entstehung vom Donausegel live mitzuerleben“, erklärt Baumann-Söllner. Schon seit Beginn des Jahres wurden Betonfundierungen für die vier Stützen der Stahlkonstruktion errichtet. „Um die Herausforderung des Umbaus bei laufendem Betrieb bestmöglich zu meistern, haben wir die nächsten zweieinhalb Jahre in Bau- und Veranstaltungsphasen aufgeteilt.“ So auch in diesem Jahr, wo etwa im Herbst einige besonders intensive Kongresswochen absolviert werden, während die Baustelle größtenteils ruht. Das Donausegel steht bereits im Februar 2020 – im März wird es im Rahmen des Radiologenkongresses „ECR“ erstmalig für eine Veranstaltung genutzt.
CHRISTIAN FUNK
              
www.acv.at
                     


Das ICC Sydney stellt in Antwerpen im Rahmen der AIPC Annual Conference ebenfalls ein Tracking- System vor, „iTrack“. Dieses „Asset-Tracking-System“ unterstützt die hauseigene Infrastruktur. Per Knopfdruck können die Standorte sämtlicher Geräte und spezifischer Gegenstände, die häufig die Aufenthaltsorte wechseln, innerhalb des 85.000 Quadratmeter großen Veranstaltungsortes lokalisiert, überwacht und verfolgt werden. Es geht um Beleuchtung, Anlagen, Möbel oder Rechner. Das System kommt aus dem Gesundheitssektor und wird beispielsweise in Krankenhäusern verwendet, um medizinische Geräte, Rollstühle oder Betten schneller lokalisieren zu können. Das IT-Team des ICC Sydney hat das ganze nun auf die auf die Umgebung des Kongresszentrums übertragen und ans hauseigene WIFI-Netz angebunden. „Sie wissen, wie viel Zeitaufwand bei vollem Veranstaltungsbetrieb darauf verwendet wird, die jeweilige Infrastruktur zusammen zu bekommen und schnell an benötigter Ort und Stelle zu haben. Gegenstände gehen durch viele Hände, es gibt kurzfristige Änderungen und nicht selten führt das zu aufwändigen Suchen“, erklärt Samantha Glass, Director of Corporate Affairs and Communication, des ICC Sydney. Seit Februar 2018 ist das System etabliert und kann beachtliche Erfolge vermelden, was die Zeitersparnis betrifft. Pro Gerät, beziehungsweise „Asset“, werden jährlich 299 Stunden Tracking und Wartung gespart. Bei 450 getrackten Assets macht es insgesamt 134.550 Stunden im Jahr.

Der AIPC Innovation Award 2019 ging aber an das Abu Dhabi National Exhibition Centre für sein „The Hive“, ein 865 qm Raum im Stil eines Innovationslabors. Der Hive wurde entwickelt, um Kreativität anzuregen, Ideen zu generieren und den gegenseitigen Austausch von Gästen zu fördern. "Kreative Innovationen unterstützen die Wettbewerbsfähigkeit auf dem heutigen Markt, und es kommt vor allem darauf an, einzigartige Erfahrungen der Teilnehmer zu entwickeln. Mit The Hive hat ADNEC bewiesen, dass sie dies verstehen und hervorragend reagiert haben“, gratuliert AIPC-Präsident Aloysius Arlando. Der Delegate's Choice Award 2019 wurde dem Cape Town International Convention Centre für sein Engagement für Nachhaltigkeit in einer der schlimmsten Dürreperioden verliehen. Das CTICC hat in dieser Zeit nachhaltige Lösungen umgesetzt. „Ein großartiges Beispiel, wie ein Kongresszentrum eine derartige Herausforderung in ein positives Statement umgewandelt hat!“, lobt Arlando. Auch das ist eine smarte Lösung.
CHRISTIAN FUNK
                   
www.aipc.orgwww.mcon-mannheim.dehttps://tampere-talo.fi/enwww.suntecsingapore.comwww.darmstadtium.dewww.rai.nl/enwww.iccsydney.com.auwww.cticc.co.zahttps://adnec.ae
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