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INFOTAG VERBAND & TAGUNG

Guten Morgen zur F***up Night

Mit dem Titel „Digitalisierung von Veranstaltungen – Mehrwert oder Spielerei?“ mobilisiert der verbaende.com-Infotag „Verband & Tagung“ 2019 mehr Teilnehmer als im Vorjahr. Neue Technologien und neue Tagungsformate treiben die Verbände um. Das zeigt die rege Teilnahme an der „Fuckup Night“ am Morgen und dem World Café am Nachmittag.

„G
uten Morgen zur ‚Fuckup Night‘“ begrüßen große Buchstaben die Besucher in Raum 5 im Estrel Berlin und bringen sie ins Gespräch: Eine „Fuckup Night“ morgens um neun? Die Spannung steigt, die 100 Plätze sind schnell vergeben. Das Format „Fuckup Night“ ist für die meisten Verbände neu. Auf einer Fuckup Night sprechen Menschen darüber, wie sie gescheitert sind. Übersetzt für den Panel zum Infotag „Verband & Tagung“ heißt das „Innovative Eventformate UND was ist, wenn diese in der Praxis nicht funktionieren“. Vier Dienstleister aus Hotel und Location, Agentur und Kongressbüro trauen sich auf die Bühne – jedoch nur mit ihren Vornamen.

Kerstin macht mit, weil Deutschland offener über das Scheitern sprechen müsse. Sandra beschäftigt die Kommunikation zwischen den Generationen. Sie erzählt von einem Hotel, das in letzter Minute die Räume ändert, aber nicht die Event-App aktualisiert. Die überwiegend jungen Leute laufen in die falsche Richtung – für Sandra ein „Fuckup“. Die Vier befinden, dass die Digitalisierung neue Event-Technologien und -formate fordere. Kerstin: „Das kann schon mal zum Fuckup führen. Man muss etwas ausprobieren, aus Fehlern lernen und Best-Practices entwickeln.“ Das kommt an, und aus dem Publikum kommen viele Fragen.
                                
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„Fuckup Night“ um neun: Vier Dienstleister trauen sich auf die Bühne – jedoch nur mit ihren Vornamen.
FOTO: AGENTUR BILDSCHÖN
    

INFOTAG VERBAND & TAGUNG

Der verbaende.com-Infotag „Verband & Tagung“ der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement (DGVM) und dem Verbändereport richtet sich an Führungskräfte sowie Veranstaltungsplaner von Verbänden und Organisationen. In Fachvorträgen, Open-Space-Sessions und an den Ständen der Aussteller erhalten die Teilnehmer Ideen und Anregungen für ihre Veranstaltungen. https://infotag-tagung.de

Beim Vortrag „Tipps und Tools auf dem Weg zur nachhaltigen Veranstaltung“ finden auch nur die ersten Hundert einen Platz. Kyra Gragert vom Berlin Convention Office bei visitBerlin, beginnt mit den 17 UN-Sustainable-Development-Goals, der EU-weiten CSR-Pflicht und der Frage: „Was ist, wenn Ihre Teilnehmer oder Vorstände Sie fragen: Was machen Sie zum Thema Nachhaltigkeit?“ Die Marketing Managerin Conventions rät: „Fangen Sie einfach an!“

Den Anfang könne die An- und Abreise machen, die 70 Prozent der Emissionen verursache. Vermindern können diese das DB-Veranstaltungsticket und Venues, die gut an den öffentlichen Nahverkehr angebunden sind. Beim Essen empfehle sich regionales und saisonales Essen, am besten vegetarisch. Entstehen doch für die Herstellung von einem Kilo Gemüse 0,2 kg CO2 und für 1 Kilo Fleisch 12,3 kg CO2. Das Berlin Convention Office hilft bei der Planung nachhaltiger Events und hat gerade „Sustainable Meetings Berlin“ gelauncht. „Nutzen Sie unser Netzwerk, unsere Plattform auditierter Partner und unser Informationstool“, wirbt Gragert. „Mit unseren Partnern haben Ihnen die Nachhaltigkeitsprüfung abgenommen“.
     

Ihre Botschaft wirkt: Nicht wenige Vertreter aus Verbänden machen sich auf zum Stand von visitBerlin. Dort, in der Ausstellungshalle, wartet zur Kaffeepause die Realität: Mettbrötchen und Strohhalme für die Getränke. Für die Teilnehmer eine weitere Gelegenheit, ins Gespräch zu kommen. Schließlich sind zum Infotag Verband & Tagung 2019 am 3. Juni mehr als 600 Personen gekommen und damit zwölf Prozent mehr als vor zwei Jahren: 380 Vertreter aus Verbänden und Referenten und 86 ausstellende Unternehmen mit Unterausstellern. Die No-Show-Rate ist mit zehn Prozent – gerade für Berlin – ausgesprochen niedrig. Und doch bleiben die Dienstleister im Eingangsbereich eher unter sich. Besser läuft es für die Aussteller in der Haupthalle, die sich über das Interesse der Besucher freuen – vor allem in den Kaffeepausen.
      

„WIR BERATEN ALS ‚BREMEN PROFIS‘“

Andrea Hess (links) und Annika Lobach helfen Verbänden bei ihren Veranstaltungen.FOTO: BREMEN CONVENTION BUREAU
Andrea Hess (links) und Annika Lobach helfen Verbänden bei ihren Veranstaltungen.
FOTO: BREMEN CONVENTION BUREAU
Andrea Hess, Teamleitung, Bremen Convention Bureau

tw: Wieso haben Sie auf dem Infotag Verband & Tagung 2019 ausgestellt?
Andrea Hess: Der Infotag Verband & Tagung bietet uns den idealen Rahmen, um mit Verbandsvertretern ins Gespräch zu kommen. Unser Fokus liegt nicht nur auf dem Knüpfen neuer Kontakte, ebenso wichtig ist uns die Kontaktpflege. Ein persönliches Gespräch ist durch nichts zu ersetzen.

Wurden Ihre Erwartungen erfüllt?
Unsere Erwartungen wurden durchaus erfüllt. Neben konkreten Anfragen haben sich Gespräche mit Kunden ergeben, die bis dato Bremen noch gar nicht als Veranstaltungsort im Kopf hatten. Schön ist es, wenn man im Gespräch ein tatsächliches Interesse erzeugen kann. Das nehmen wir als Erfolg mit nach Hause.

Wie unterstützt das Team des Bremen Convention Bureaus Veranstaltungsplaner aus Verbänden?
Wir sind in Bremen mit unseren Dienstleistungen breit aufgestellt und stellen uns auf die Wünsche und Anforderungen der Verbände ein. Wir beraten umfassend und neutral als „Bremen Profis“ über alle Veranstaltungsmöglichkeiten. Neben der Vermittlung von Räumlichkeiten und Zimmerkontingenten bieten wir die komplette Organisation und Durchführung einer Veranstaltung an. Viele Verbände erwarten das nicht unbedingt von einem Convention Bureau.
KERSTIN WÜNSCH
       


Wer zu den Konferenzräumen will, kommt nicht am Stand von convivus – MCN Medizinische Congressorganisation Nürnberg vorbei. Ganz zur Freude von Kathrin Eitel, für die der Infotag ein „voller Erfolg“ ist mit guten Gespräche und neuen Kontakten. „Wir hoffen den Teilnehmern alle Fragen rund ums Veranstaltungsmanagement beantworten zu haben, denn das war dieses Jahr unsere Devise.“ Auch für Christine Popp von Kassel Marketing hat sich die Anreise gelohnt und der gemeinsame Stand mit der Historischen Stadthalle Wuppertal erneut bewährt. Popp: „Wir haben viele neue, interessante Kontakte geknüpft und bestehende Kontakte gepflegt. Ein ist ein attraktives, professionell gemanagtes Format, bei dem wir gerne dabei sind.“ Andere Städte und Aussteller sind weniger zufrieden. Das Programm sei einfach zu gut und ziehe zu viele Besucher aus der Ausstellung.

Die 32 Themen in den Vorträgen, Workshops und der Speakers‘ Corner treffen den Nerv der Verbände wie „Der digitale Verband: modernes Mitglieder- und Veranstaltungsmanagement“. Zumal sie in vielen Sessions Tipps an die Hand bekommen wie von Rolf-Thomas Hillebrand, „politik & internet“, zum Thema „Veranstaltungswebsite richtig aufsetzen“. Der Strategieberater für politische Online-Kommunikation bringt als Best-Practice die Digitalkonferenz „re:publica“. Deren Website ist mit einem Blog ausgestattet und den sozialen Medien verknüpft und somit mit „Followers“ und „Friends“. Ein anderes Beispiel ist der „Hauptstadtkongress Medizin und Gesundheit 2019“, dessen Blog die Referenten befüllen. „Das ist eine gute Idee“, sagt Hillebrand: „Bitten Sie Ihre Referenten, ihre Themen und Vorträge zu pushen. Denn diese Personen haben wiederum eine Community.“
    
            
FOTOS: AGENTUR BILDSCHÖN
   
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„Erfolgsfaktor Teilnehmer-Experience – für Veranstaltungen, die Ihre Zielgruppe begeistern“ mit Matthias Schultze vom German Convention Bureau und „Kongresse in Zukunft erfolgreich gestalten“ mit Dr. Christina Buttler von MCI. Raum 5 platzt aus den Nähten. Auf dem Boden ist noch Platz. #infotag2019 #eventprofs


Stefan Kirchner, Projektleiter des Infotags Verband & Tagung, kennt den Interessenskonflikt zwischen Besuchern und Ausstellern. Workshops wie „Vertragliche Gestaltung zwischen Verband und externen Dienstleistern – So sichern Sie sich ab“ oder die „Speakers‘ Corner“ rund um innovative Ideen und Technologien für Veranstaltungen wie „Vom Teilnehmer zur Community“ siedelt er deshalb in der Ausstellung an. Zudem bezieht Kirchner die Aussteller als Speaker in das Programm ein wie Matthias Schultze vom German Convention Bureau (GCB) zum Thema „Erfolgsfaktor Teilnehmer-Experience“ oder Dr. Christina Buttler von MCI zu „Kongresse in Zukunft erfolgreich gestalten“.

Ins Tun kommen die Teilnehmer in der Session von Gerrit Jessen. Der Director Germany, Event Design Collective, lädt ins „World Café“ ein. Das interaktive Format nutzt das Wissen der Anwesenden, die sogenannte kollektive Schwarmintelligenz. World Cafés dauern in der Regel drei bis vier Stunden und eignen sich für zwölf bis 1.200 Personen. Beim Infotag sind es 50 Personen an neun runden Tischen ausstaffiert mit Papier, Post-its, bunten Stiften, und drei Themen zur Auswahl. Ein Teilnehmer ist Gastgeber. In der ersten Runde wählt jeder Tisch ein Thema aus, in der zweiten Runde bestimmt der Saal das Thema, nämlich „Ideen, wie ich durch Veranstaltungen meine Teilnehmer messbar an den Verband binden kann?“ Die Teilnehmer diskutieren 15 Minuten lang und notieren ihre Ergebnisse auf die Papiertischdecke. Danach wechseln alle – bis auf die Gastgeber – die Tische und ergänzen die Notizen der anderen um ihr „Ja, aber...“ Die Gespräche sind lebendig. Die Teilnehmer verständigen sich auf drei Ideen und tragen diese tischweise vor. Etwa: Dialogformate schaffen, die Teilnehmer einbeziehen und ihnen das Gefühl geben, es sei ihre Veranstaltung. „Für mich war das die beste Session“, meint der Vertreter eines Verbands. „Ich habe erlebt, wie ein World Café funktioniert. Das nehme ich mit für unsere nächste Konferenzplanung.“
KERSTIN WÜNSCH
       
https://infotag-tagung.dewww.estrel.com

Berlin: Website für Verbände

Berlin Convention Office hat eine Service- Seite extra für Verbände gelauncht. Das Portal stellt sechs moderne, interaktive Eventformate vor, gibt Tipps und Ideen für Veranstaltungen und zeigt, wie Fuckup Nights, Graphic Recording und Mobile Reporting diese ergänzen. „Mit unserer neuen Service-Seite richten wir uns gezielt an Eventorganisatoren in Verbänden. Vorab haben wir eine Umfrage unter den Verbänden durchgeführt, die Inhalte orientieren sich eng an den Bedürfnissen unserer Kunden“, erläutert Iris Lanz, Director Conventions im Berlin Convention Office von visitBerlin. Sie ergänzt: „Jedes fünfte Event in Berlin wird von Verbänden veranstaltet. Sie zählen zu unseren wichtigsten Zielgruppen.“ Letztes Jahr besuchten 11,9 Mio. Menschen rund 143.390 Veranstaltungen in Berlin, 20 Prozent davon führten Verbände durch. https://convention.visitberlin.de/de/veranstaltungsservice-fuer-verbaende




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