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ERLEBNISSE SCHAFFEN

Das Unplanbare planen

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arum veranstalten wir Events, Konferenzen und Tagungen? Die Antwort scheint einfach: Wir suchen nach neuen Kontakten und Inspirationen für unser Geschäft. Für uns Veranstalter heißt das, unsere BesucherInnen ständig mit neuen Ideen zu begeistern. Doch was begeistert unsere TeilnehmerInnen besonders? Ist es der angesagteste Speaker? Die neueste Street-Food-Attraktion? Das größte Riesenrad oder der pompöseste Empfang? Wir mühen uns ab, um mit immer dynamischeren Ideen an die klügsten Köpfe unserer Branchen zu gelangen, und sie wenn möglich für unsere Community zu gewinnen und als Multiplikatoren.

Mit neuesten Matchmaking-Tools und Social Media wollen wir planbare Kontaktorte schaffen und so einen Mehrwert für unsere Kunden – ob BesucherInnen, Sponsoren oder Speaker. Für jede Zielgruppe erdenken wir neue Formate und hoffen auf positives Feedback. Mehr, schneller, weiter. Nur: Vergessen wir bei all der Optimierung nicht den wichtigsten Mechanismus für gute Gespräche, neue Geschäfte und Projekte? Ist es nicht das Unplanbare, der Zufall, die glückliche Fügung, die uns zu neuen Ufern treibt? Wir alle kennen das Gefühl auf eine Veranstaltung zu gehen und zu denken, dass uns das nichts bringen könnte. Wir sind zuweilen unmotiviert und erwarten nichts Besonderes. Doch dann, auf einmal und völlig unerwartet, schafft die zufällige Begegnung mit einer Person oder einer Position ein neues Gefühl. Vielleicht stellt sich sogar ein Zauber ein. Unsere Erwartung wird übertroffen, und wir freuen uns über den neuen Impuls. Aber ist solch eine Situation planbar?

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FOTO: RE:PUBLICA, GREGOR FISCHER (CC BY-SA 2.0)

Andreas Gebhard ist Geschäftsführer und Mitgründer der re:publica in Berlin, mit über 9.000 Teilnehmern Deutschlands größte Konferenz für die digitale Gesellschaft. Als Kolumnist der tw tagungswirtschaft berichtet er aus seiner Sicht als Veranstalter.

Können wir Veranstalter Räume schaffen, in denen Zufälliges geschehen kann? Ist dies vielleicht nicht ein Widerspruch in sich? Räume schaffen für Zufälle?! Ich nenne das den Heiligen Gral der Eventbranche. Wie gebe ich einer Veranstaltung den Freiraum, die Luft zum Atmen sozusagen, um Zufälliges zuzulassen? Mir kommt der Begriff Serendipität in den Sinn. Im Englischen serendipity – der glückliche Zufall. Wie finden wir die Balance zwischen gut geplanter und somit kalkulierbarer Atmosphäre und dem Unfertigen, dem sich noch Entwickelnden, dem vielleicht Rohen und Kantigen? Wo müssen wir uns dafür zurücknehmen und der Lehrmeinung widersprechen, um unseren Gästen ein einmaliges Erlebnis zu ermöglichen?

Sicher ist, wir werden Risiken eingehen und unsere ausgetretenen Pfade verlassen müssen. Der zuweilen erdrückende Wettbewerb in der Branche um BesucherInnen und Sponsoren zwingt uns dazu. Wie kann ich also kalkulierten Kontrollverlust erlauben und diesen unseren MitarbeiterInnen vermitteln? Wie viel branchenfremde Einflüsse und Störungen – oder gleich Disruption – sind zuträglich? Dabei laufen wir Gefahr, Fehler zu machen. Oder die geplante Ungeplantheit überfordert uns. Doch was gibt es Schöneres auf einer Veranstaltung, als in glückliche Gesichter zu blicken, und dem Anspruch, ein guter Gastgeber zu sein, gerecht zu werden? Willkommen in der Welt der Planung des Unplanbaren!  ANDREAS GEBHARD
 
„Wie schaffe ich Räume, in denen Zufälliges geschieht?“
Andreas Gebhard, CEO und Mitgründer re:pubublica
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