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VERANSTALTUNGSSICHERHEIT

Wie setze ich mein Konzept jetzt um?

Sicherheitsexperte Roland G. Meier beschreibt im abschließenden Teil seiner Serie, wie man sein tragfähiges Sicherheitskonzept in der Praxis umsetzt.

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um Abschluss unserer Serie über Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen fehlt noch ein ganz wesentlicher Teil: die Umsetzung der Sicherheitskonzeption. Hierbei gibt es einige Grundregeln, die weitgehend unabhängig davon gelten, ob Sie sich die Konzeption Ihrer Veranstaltungssicherheit selbst zutrauen oder externe Dienstleister hiermit ganz oder teilweise beauftragen:

1. Planen Sie immer gleich mit Beginn der Veranstaltungsplanung auch deren Sicherheit.
2. Fangen Sie immer so früh wie irgend möglich mit den ersten Überlegungen zur Sicherheitsplanung an, auch wenn Sie sicher noch nicht alle Informationen vollständig vorliegen haben.
3. Planen Sie immer mindestens zwei (!) Sicherheitsbudgets ein.
4. Nur die rechtzeitige, richtige und vollständige Umsetzung des Konzeptes gewährleistet dessen Wert. Kein Sicherheitskonzept nützt irgendetwas, wenn es nur für die Schublade geschrieben wird!

Wenn Sie gleich mit Beginn der ersten Überlegungen zur Planung Ihrer Veranstaltung auch anfangen, sich zu überlegen, was das jeweils für die Sicherheit bedeutet, haben Sie zwei große Vorteile: Zum einen ist so gewährleistet, dass die Sicherheit integral zu Ihrer Veranstaltung passt und nicht etwa im Nachhinein, in den berühmten „fünf Minuten vor zwölf“ noch nachgeschoben werden muss, was stets die Gefahr großer Reibungsverluste und Sicherheitslücken mit sich bringt. Zum anderen löst eine Sicherheitskonzeption, die um bestehende Fakten und unumstößliche Bedingungen herum aufgebaut werden muss, immer erheblich mehr Kosten in Erstellung und Umsetzung aus, als eine ganzheitliche integrierte Planung von Anfang an.

Achten Sie bereits im Zuge des Erstellungsprozesses des Sicherheitskonzeptes nicht nur auf die Vollständigkeit und Tragfähigkeit an sich, sondern bitte auch darauf, dass es hinsichtlich Struktur und Gliederung für alle Beteiligten lesbar, logisch aufgebaut und damit auch verständlich ist. Nur so können Sie gewährleisten, dass es – insbesondere in einer Störungs- oder Notfallsituation – auch durch Sie und die jeweiligen Verantwortlichen der einzelnen Sicherheitsbereiche und -gewerke umsetzbar bleibt. Ein Ordner mit 100 Seiten Tabellen und Fließtext ohne klare Zuordnung zu Verantwortungsbereichen und Situationen wird Ihnen im Notfall für schnelle und angemessene Reaktionen sonst wenig helfen können.
      
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FOTO: A. FRIEDRICHS

Bitte rechnen Sie für den Zeitraum angefangen mit der ersten Informationssammlung, über die Erstellung, notwendige Abstimmungsprozesse und erforderliche Nachjustierungen bis hin zur Fertigstellung der finalen Entwurfsfassung für ein ganzheitliches Sicherheitskonzept je nach Größe und Komplexität Ihrer Veranstaltung mit wenigstens zwei bis drei Monaten.

Bedenken Sie hierbei auch, dass die Fertigstellung nicht erst zeitgleich mit dem Beginn der Veranstaltung erfolgen kann. Vielmehr sollte der finale und mit allen Beteiligten bereits einvernehmlich abgestimmte Entwurf optimalerweise sechs bis acht Wochen vor Beginn der Veranstaltung, spätestens aber vier Wochen vorher vorliegen. Somit bleibt Ihnen noch ausreichend Zeit, letzte Maßnahmen daraus fertig zu stellen und einen sauberen Übergang in die Realisationsphase Ihrer Veranstaltung sicherstellen zu können. Außerdem müssen auch die Genehmigungsbehörden noch genügend Zeit haben, das Sicherheitskonzept durch die Fachabteilungen final bestätigen zu lassen und ggf. ganz oder in Teilen in die jeweiligen Genehmigungs- und Erlaubnisbescheide bzw. deren Auflagen einarbeiten zu können.

An dieser Stelle noch der eigentlich selbstverständliche Hinweis: Die Veranstaltung beginnt nicht etwa erst mit Einlass der Besucherinnen, sondern mit den ersten Handgriffen des Aufbaus! Genauso wie die Veranstaltung nicht mit dem Verlassen der letzten Besucher endet, sondern erst mit Abschluss aller Abbautätigkeiten. Diese Zeit muss also zur Fertigstellungsfrist noch hinzuaddiert werden.

Sie benötigen zwei Budgets. Das erste Teilbudget benötigen Sie für die Erstellung der Sicherheitskonzeption selbst, ebenfalls wieder unabhängig davon, ob Sie Ihre eigenen Ressourcen in die Waagschale werfen oder die entsprechenden Leistungen ganz oder teilweise extern einkaufen. Das zweite Budget werden Sie für die Maßnahmen technischer, organisatorischer und personeller Art benötigen, die sich aus Ihrem Sicherheitskonzept ergeben.
      
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GRAFIK: TW, QUELLE: ROLAND G. MEIER

Und schließlich sollten Sie noch etwas „Luft“ in der Kalkulation haben für Unvorhersehbares, Maßnahmen, die – warum auch immer – kurzfristig größer ausfallen müssen sowie Ressourcen für die Auswertung und Nachbereitung Ihrer Veranstaltungssicherheit (mehr dazu weiter unten im Artikel), falls letztere nicht in den anderen beiden Budgets schon enthalten sind.

Lassen Sie sich von denjenigen, die das Sicherheitskonzept federführend für Sie erarbeitet haben, in der Umsetzung der Veranstaltung zumindest beratend begleiten. Wenn es möglich ist, beauftragen Sie möglichst den Ersteller der Sicherheitskonzeption als Ihren Sicherheitskoordinator, der Sie in der Umsetzung nicht nur berät und unterstützt sondern auch aktiv darauf achtet, dass die Festlegungen im Sicherheitskonzept richtig angewendet werden. In diesem Fall verteilen Sie zum einen – jedenfalls unterhalb Ihrer originären Verantwortung als Veranstalter oder Betreiber – etwas der Verantwortungslast auf mehrere Schultern oder holen sich zumindest die Expertise und Erfahrung mit ins Boot, aus der heraus das Sicherheitskonzept entwickelt wurde.

Der Sicherheitsberater sollte besser nicht zugleich auch Veranstaltungsleitung sein, egal ob vom Betreiber oder Veranstalter, obwohl dies mitunter mit angeboten wird. Von der Vermischung der Aufgabenbereiche ist aus Sicht der diversen Haftungsfragen in Verbindung mit den Delegationsbestimmungen der Versammlungsstättenverordnungen etc. abzuraten.

Planen und budgetieren Sie auch die Dokumentation der Umsetzung mit ein. Hierbei halten Sie oder Ihr Sicherheitskoordinator alle sicherheitsrelevanten Vorfälle und Ereignisse fest und dokumentieren sowohl Probleme in der Umsetzung, als auch, welche Maßnahmen und Entscheidungen wann von wem getroffen wurden und ob diese erfolgreich waren oder künftig einer Nachbesserung bedürfen.
                             


Hierzu gehören neben der Aufzeichnung eingegangener Meldungen und weiterer Feststellungen (jeweils mit Zeitpunkt, Funktion der/des Meldenden und genauem Ort) und der Foto-Dokumentation kritischer Situationen wie z.B. versperrter Wege, fehlerhafter Aufbauten und Einrichtungen auch die möglichst vollständige Protokollierung des Sprechfunkverkehrs, also der Kommunikation unter den wesentlichen Verantwortlichen sowie zwischen Betreiber/ Veranstalter und den Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben.

Einerseits können Sie so die Dokumentation anschließend auswerten und andererseits können Sie im Zweifelsfall (z.B. falls es trotz einer sorgfältigen Planung und Umsetzung zu Problemen kommt) belegen, was Sie alles unternommen haben, um die entsprechenden Risiken zu minimieren bzw. die entstandene Situation so zu handhaben, dass schnellstmöglich wieder ein sicherer Zustand Ihrer Veranstaltung erreicht werden kann.

Planen Sie daher unbedingt zeitnah (max. 4 Wochen) nach Ende der Veranstaltung eine umfängliche Auswertung in Form einer Nachbesprechung mit allen relevanten Beteiligten ein. Falls Sie künftig weitere Veranstaltungen in ähnlicher Form und Zusammensetzung der Beteiligten planen, lassen Sie die Erkenntnisse und Dokumentation in die Fortschreibung Ihrer Sicherheitskonzepte einfließen.

Ganz gleich, ob Sie Ihre Sicherheitskonzepte durch externe Fachleute erstellen und umsetzen lassen, oder sich dies alles selbst zutrauen – möglichst früher Beginn und ggf. fachliche Beratung im Vorfeld, eine ausführliche Planung, eine enge proaktive Abstimmung mit allen Verantwortlichen sowie die richtige, rechtzeitige und vollständige Umsetzung sind der Garant für Ihre sichere Veranstaltung, damit der Schutz vor persönlichen und finanziellen Haftungsrisiken und so die Sicherung Ihres Erfolges.

Sehr gerne können Sie mir auch Ihre Meinung zu dieser Artikelserie mitteilen. Und selbstverständlich können Sie mich auch bei Fragen oder Beratungsbedarf jederzeit persönlich kontaktieren.
ROLAND G. MEIER
                                   
www.sicherheitskonzept-veranstaltung.de
„Man benötigt immer zwei Teilbudgets für die Erstellung des Konzeptes.“
Roland G. Meier,
Sicherheitsexperte
„Planen und budgetieren Sie auch die Dokumentation der Umsetzung mit ein.“
Roland G. Meier,
Sicherheitsexperte
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