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EVENTMANAGEMENT-TOOLS

Aufs Wesentliche konzentrieren

Die Welt der Eventmanagement-Tools ist bunt und groß. Wer sich damit auseinandersetzt, sollte einige Funktionen auf dem Schirm haben. Vom Teilnehmermanagement über CRM und Websites bis zur App.

„M
an muss davon ausgehen, dass der Eventplaner bleibt, wie er ist, und die Technologie besser werden muss, um ihn zu bedienen und dort abzuholen, wo er ist.“ Dieser Satz stammt vom scheidenden Xing Events-CEO Cai-Nicolas Ziegler und könnte wahrer kaum sein. Veranstaltungsplaner auf der einen und Anbieter auf der anderen Seite können ein Lied davon singen. Dass viele verschiedene Eventmanagement-Tools eine immense Erleichterung und Zeitersparnis im Arbeitsalltag von Planern darstellen können, liegt auf der Hand. Die Kunst in der Veranstaltungsorganisation liegt darin, sich für das richtige Tool zu entscheiden: „Sie müssen wissen, was Sie brauchen und was Sie mit dem Tool erreichen wollen“, empfiehlt Katrin Taepke, die sich auf ihrem Blog „MICEstens digital“ mit digitalen Tools und interaktiven Eventformaten beschäftigt. Planern, die sich angesichts vieler Anbieter und Funktionen unsicher sind, welche Tools für den eigenen Berufsalltag am meisten unterstützen, rät Taepke, sich im Detail die folgenden Bereiche genauer anzusehen: „Teilnehmermanagement, Buchhaltung und Mahnwesen, Hotel, Räume, Check-In und Listen, Projektmanagement, Daten, Support und natürlich die Kosten. Überlegen Sie sich, welche Funktionen Sie rund um die Verwaltung und Einladung Ihrer Teilnehmer brauchen.“

Ist das geschafft, kann man die Auswahl zumindest eingrenzen. Einer der bekanntesten Anbieter mit dem größten Portfolio an Funktionen ist Cvent. Die Amerikaner bieten eine umfangreiche Eventmanagement-Software, passende Event-Apps, das sogenannte „Strategic Meeting Management“ zur Kostenkontrolle, einen kostenlosen Zugriff auf das Cvent Supplier Network zur Locationsuche und -buchung (RFPs), auf dem 245.000 Veranstaltungsorte und Hotels gelistet sind und ein simples Teilnehmermanagement. Cvent war einer der ersten Anbieter, die den Plattformgedanken verfolgt haben, möglichst viele Funktionalitäten zu integrieren.

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Eventmanagement ist eine sehr komplexe Aufgabe. Es gibt eine Vielzahl an Tools, die unterstützen.
FOTO: GCB (MICHAEL PASTERNACK)

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Einer der größten Vorteile von Cvent ist die intuitive Bedienbarkeit. Nach dem erfolgreichen Launch von Cvent Express, einem Programm mit dem es möglich ist, innerhalb von Minuten mittels Drag-and-Drop-Funktion eine einfache Event-Website mit Registrierung zu erstellen, haben die Amerikaner nun Cvent Flex entwickelt, das die selbe Handhabung komplexer, mehrtägiger Events ermöglicht. „Wir haben uns die Bedürfnisse und Herausforderungen von Planern sehr genau erklären lassen, um darauf basierend Cvent Flex zu entwickeln. Es ist unser bis heute größtes Investment in eine Technologie“, so Senior Product Management Director Brett Fitzgerald. Cvent Flex besteht aus den Bereichen „Build“, „Design“, „Registration Management“ und „Experience“ und bietet eine widget-basierte Drag-and-Drop-Oberfläche zur einfachen Erstellung von Content für die eigene Event-Webseite, einen Site-Designer zum einfachen Anpassen an Marke und Image und die vollständigen Kontrolle über den Registrierungsprozess. Cvent Flex ist ab sofort über ein Early Adopter-Programm erhältlich. Grundsätzlich bietet Cvent sämtliche Funktionalitäten für Profis vom Schnittstellen- Management, Kalenderimport und Social-Media-Integration über Vermarktungsoptionen, E-Mail-Kampagnen und Budgetverwaltung bis hin zum umfassenden Reporting, unterstützt aber genauso Events mit unkomplizierten Registrierungsanforderungen.


Die Lösungen von Ungerboeck sind auf die Bedürfnisse der Veranstaltungs- und Messebranche abgestimmt und basieren ebenfalls auf der Idee einer zentralen Eventmanagement-Plattform, die alle Messe- und Kundendaten miteinander verknüpft. Diese Echtzeit-Daten können über alle relevanten Kanäle innerhalb des Unternehmens ausgespielt werden, z.B. über interne und externe Portale und mobile Geräte. Somit entstehen keine isolierten „Silos“ im Unternehmen und alle Teams arbeiten mit denselben Informationen. „Digitale Portale sind für die verbesserte Zusammenarbeit zwischen Veranstaltungszentren und Veranstaltern interessant, können aber auch als interne Mitarbeiterportale fungieren, um einzelne Bereiche und Teams mit relevanten Informationen zu versorgen“, erklärt Lisa Placa, Senior Marketing Specialist EMEA bei Ungerboeck. Indem Konferenzzentren ihren Kunden, also Planern und Veranstaltern, alle wichtigen Informationen in einem Portal zur Verfügung stellen, würden sowohl die Zusammenarbeit als auch die Kommunikation mit ihnen wesentlich vereinfacht werden.


„Wenn wir über die Digitalisierung in der Veranstaltungsbranche sprechen, kommen wir um smarte Gebäude nicht herum – aber die eigentliche Stärke liegt in der Schaffung smarter Veranstaltungsorte“, erläutert Placa weiter. Ihrer Meinung nach wird die Idee intelligenter Venues und Events einen großen Einfluss auf die Servicequalität, Zusammenarbeit und Kommunikation in der Veranstaltungs- und Messebranche haben, da Echtzeit-Daten sowohl für Veranstalter als auch für Veranstaltungszentren nützlich seien. „Im Kern geht es dabei um die zentrale Nutzung einer Datenbank und die unterschiedliche Ausspielung sowie Verwendung der Kunden- und Eventdaten.“ Das Portfolio ist breit gefächert. Der „Digitale Hallenplan“ enthält Ausstellerinformationen, wird in Echtzeit aktualisiert und kann mit allen relevanten Partnern geteilt werden. Für die Besucher kann der Hallenplan als Orientierungshilfe dienen und gibt einen Überblick der Aussteller. Das „Event Planner Portal“ kann von Veranstaltungszentren genutzt werden, um den Planern relevante Details zur Verfügung zu stellen und das „Event Hub“ dient als internes Mitarbeiterportal.

„SIE MÜSSEN WISSEN, WAS SIE BRAUCHEN.“

FOTO: MICESTENS DIGITAL
FOTO: MICESTENS DIGITAL
Bloggerin Katrin Taepke über Tools zum Eventmanagement und worauf Veranstaltungsplaner bei der Wahl achten sollten.

Wie sollte ich als Veranstaltungsplaner bei der Suche nach einem geeigneten Eventmanagement- Tool vorgehen?
Überlegen Sie vorher genau, welche Funktionen Ihr neues Eventmanagement-Tool haben sollte. Unterscheiden Sie bei der Sammlung unbedingt auch die Must-haves und die Nice-to-haves. Das kann für jeden anders aussehen und es hängt sehr von der Art Ihrer Veranstaltung ab. Organisieren Sie einen Medizinkongress, wollen Sie wahrscheinlich eine smarte Lösung für die Erfassung und Weitergabe der CME-Punkte und ein Abstractmanagement haben. Bei einem Konzert oder Festival hingegen kommt’s auf den schnellen und sicheren Einlass vieler Besucher innerhalb kürzester Zeit an. Da brauchen Sie eher Tools, die sich besonders auf einen schnellen und sicheren Check-In spezialisiert haben.

Welche Kriterien sollten dabei zugrunde liegen?
Schauen Sie sich im Detail die folgenden Bereiche genauer an: Teilnehmermanagement, Buchhaltung und Mahnwesen, Hotel, Räume, Check-In und Listen, Projektmanagement, Daten, Support und natürlich die Kosten. Überlegen Sie sich, welche Funktionen Sie rund um die Verwaltung und Einladung Ihrer Teilnehmer brauchen. Brauchen Sie z.B. ein Newsletter-Tool, ein individualisiertes Anmeldeformular in mehreren Sprachen und automatische Buchungsbestätigungen? Ebenso gehen Sie alle anderen Bereiche durch. Das bedeutet: Welche Funktionen brauchen Sie, damit Sie ordnungsgemäß die Buchhaltung und das Mahnwesen abwickeln können? Je weniger Sie selbst in Ihrer Organisation schon haben, desto mehr sollte das neue Tool können. Wollen Sie Hotelzimmer über die Software verkaufen und verwalten? Welche Listen brauchen Sie häufig? Wie läuft im Idealfall der Check-In ab? Wollen Sie Aufgaben und Kalenderfunktionen in der neuen Software nutzen? Wie handeln Sie die Daten ins Tool hinein und auch wieder heraus? Fragen Sie sich, wie Sie den Support des Anbieters am liebsten hätten. 24/7 telefonisch erreichbar oder reicht auch ein Online-Helpdesk? Überlegen Sie stets, wie Sie es bereits jetzt lösen und was daran unbedingt erhalten bleiben sollte und wo Sie durchaus Verbesserungspotenzial durch eine automatisierte Lösung sehen. Fragen Sie sich vor der Recherche auch, was Ihr Tool maximal kosten darf.

Welches sind die Bereiche des Eventmanagements, in denen Softwarelösungen unerlässlich sind?
Da möchte ich gern einmal wie ein Jurist antworten: Es kommt darauf an. Wer genau weiß, was er braucht, findet ganz schnell seine Must-haves und seine Nice-to-haves. Sicherlich ist ein gutes Teilnehmermanagement der Kern der meisten Tools – aus gutem Grund. Alle weiteren Funktionen hängen vom Ziel und der Art meiner Veranstaltung ab. Sehe ich mich als digitaler Vorreiter und organisiere eine Veranstaltung für IT-affine Teilnehmer, kann und sollte ich auch Einlass via Gesichtskontrolle anbieten. Weniger IT-affine Zielgruppen könnte ich allein dadurch schon verschrecken. Überlegen Sie also was passt zu Ihrer Zielgruppe und zu Ihren Veranstaltungen.

Macht es Sinn, auf mehrere Anbieter zu setzen, oder ist es besser „alles aus einer Hand“ zu nutzen?
Je weniger Schnittstellen es gibt, desto besser. Das spricht eindeutig für ein Tool, bei dem alles aus einer Hand kommt. Doch manchmal brauchen Sie Funktionen, die es eben nicht aus einer Hand gibt. Dann holen Sie sich ruhig noch einen zweiten oder dritten Anbieter ins Boot. Aber Achtung: hier steigt auch der Koordinationsaufwand für Sie als Veranstalter und für die Anbieter der Tools untereinander. Manchmal läuft das gut, manchmal weniger. Hier menschelt es auch stark…
CHRISTIAN FUNK


Eventmobi, vielen als Anbieter von Event-Apps bekannt, hat über Jahre das Portfolio erweitert und bietet inzwischen auch Registrierung, Networking- Tools, Live-Abstimmungen, Gamification-Elemente oder Feedback-Umfragen. Ende letzten Jahres hat das Unternehmen den Launch seiner neuen Eventmanagement-Plattform bekannt gegeben: den Experience Manager. „Das Tool bringt verschiedene Technologien zusammen und hilft den Planern dabei, sich nicht mit Daten herumschlagen zu müssen, sondern sich einfach um das Wesentliche zu kümmern, nämlich den Inhalt der Veranstaltung – oder besser die ,Experience‘, daher auch der Name“, freut sich Thorben Grosser, General Manager Europe. Der Eventmobi Experience Manager ist eine offene Eventmanagement-Plattform auf dem Markt. Das heißt, Organisatoren können ihre bestehenden technischen Lösungen einfach in die Plattform integrieren. „Im Prinzip funktioniert das über Schnittstellen, zum Beispiel an das eigene CRM- (Customer Relationship Management) oder Teilnehmermanagement- System“, so Grosser. Zudem ließen sich Marketing- Systeme, Newsletter-Versand oder Onsite-Lösungen ohne Probleme integrieren. „Wir zielen darauf ab, dass unsere Kunden eben nicht mehr verschiedene Technologien und mehrere Datensätze verwalten müssen, sondern nur eine Lösung nutzen müssen“, erklärt Grosser, der sich über einen Meilenstein für sein Unternehmen auf dem deutschen Markt freut: „Seit Januar ist unsere Verwaltungsplattform komplett auf deutsch verfügbar.“


Xing Events verknüpft Eventmanagement-Software mit dem eigenen Business-Netzwerk Xing. „Wir verstehen uns als führender Anbieter für datengetriebene Teilnehmergewinnung und Teilnehmermanagement von Business Events“, sagt Kati Rittberger, Vice President Business Operations, die den scheidenden CEO Cai-Nicolas Ziegler vertritt. Der Vorteil des Tools kann bei der Event-Vermarktung und eben bei der Teilnehmergewinnung liegen. „Wir haben 15 Millionen Mitglieder in unserem Netzwerk, damit auch jede Menge potenzielle Teilnehmer“, so Rittberger. „70 Prozent aller Ticketkäufer haben ein eigenes Profil auf Xing.“ Zudem spricht Rittberger auf die langjährige Erfahrung an: „Wir sind jetzt seit zwölf Jahren am Markt. Dementsprechend haben mehr als 230.000 Veranstalter weltweit bereits über zwölf Millionen Tickets für mehr als 1,6 Millionen Veranstaltungen verkauft und abgerechnet. Unsere Kunden profitieren daher von einer umfassenden Erfahrung im Teilnehmerhandling“, zählt Rittberger auf. Deren Daten lassen sich über eine Schnittstelle in das eigene CRM-System überführen. Für den Vice President Business Operations liegt es auf der Hand, Lösungen eines einzigen Anbieters zu nutzen, um Datenbrüche zu vermeiden. Zudem seien durch die Verwaltung über eine Plattform wie Xing auch komplexe Themen wie Datenschutz oder Steuerrecht abgesichert. „Und das ist gerade im stressigen Alltag von Veranstaltungsplanern ein nicht zu unterschätzender Vorteil.“


Ganz auf die Belange von Convention Bureaus sind die Lösungen des Anbieters Simpleview abgestimmt. Neben einem Customer Relationship Management bieten die Amerikaner zum Beispiel ein Content Management System und unterstützen beim Aufbau von Event-Websites oder bei der Vermarktung: vom E-Mail-Marketing über den Bid Book Generator und Content Development bis hin zum Social-Media-Advertising. Das Unternehmen versteht sich durchaus als Berater. So hat das Pocono Mountains Convention and Visitors Bureau (CVB) mit der Unterstützung von Simpleview die Reichweite des eigenen Newsletters erheblich steigern können, Tourism Vancouver hat das Destination Travel Network (DTN) von Simpleview für eine Kampagne im Rahmen des Festivals „Dine Out Vancouver“ genutzt, um den Traffic der dazugehörenden Website zu monetarisieren und urch den Relaunch ihrer Website konnte VisitEauClaire.com seinen Traffic um über 100 Prozent steigern. Die Liste der Beispiele amerikanischer Convention Bureaus und Destination Marketing Organizations ist lange.


Genauso wie die Liste möglicher Tools. Neben den genannten Beispielen von Cvent, Ungerboeck, Xing Events, Eventmobi oder Simpleview gibt es Anbieter wie Aventri, Eventbrite, Doo, Converve oder Aloom und noch viele mehr, die sich auf die unterschiedlichsten Bereiche des Eventmanagements spezialisiert haben. Es ist für viele Planer nicht leicht, hier einen Überblick zu behalten. Hier sei noch einmal an den Rat von Katrin Taepke erinnert. Der Planer sollte wissen, welche Funktionalitäten er braucht und was er mit dem Tool erreichen will. „Wer genau weiß, was er braucht, findet ganz schnell seine Must-haves und seine Nice-to-haves.“ Das sollte bei der Entscheidungsfindung helfen.  CHRISTIAN FUNK
 
Planer sollten wissen, welche Funktionalitäten sie brauchen und was sie mit dem jeweiligen Tool erreichen wollen.

ZUR PERSON

Katrin Taepke beschäftigt sich auf ihrem Blog „MICEstens digital“ mit digitalen Tools und interaktiven Eventformaten. Ihr Credo: „Rettet die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzt digitale Tools für eure Prozesse!“
www.micestens-digital.de
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