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VERBAENDE.COM-INFOTAG VERBAND & TAGUNG

No „Death-by-Powerpoint“

340 Vertreter aus Verbänden machen sich auf den Weg zum verbaende.com-Infotag Verband & Tagung. Sie entdecken die Location Westhafen Event & Convention Center Berlin und 80 Aussteller, die sich als Experten ins Programm einbringen. Das kommt gut an.

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as Kennenlernen beginnt um halb neun am S- und U-Bahnhof Westhafen: „Wissen Sie, wo es zum Infotag geht?“ Dass es um den verbaende.com- Infotag Verband & Tagung im Westhafen Event & Convention Center Berlin (WECC) geht, lässt entlang der Hafenbecken der Anzug der Herren erahnen. Beim kurzen Spaziergang kommen sie ins Gespräch oder spätestens am kinderleichten „Self-Checkin“ dank „Chips at Work“: „Ist ja wie bei der Lufthansa! Und wohin fliegen Sie?“ Die 340 Teilnehmer aus Verbänden fliegen auf die wenigen Plätze in den Räumen A und B. Dort spricht Sara Parr vom German Convention Bureau über digitale Kommunikation bei Events und Rechtsanwalt Ralf Wickert von der Dornbach GmbH über Compliance und Kundenbindung.

Wer keinen Sitz- oder Stehplatz ergattert, sieht sich die Location an. Die denkmalgeschützte ehemalige Lagerhalle I des Westhafens, beeindruckt alle. Auf ihre zehn Tagungsräume, den Großen und Kleinen Saal (770 qm und 450 qm) im Obergeschoss mit einer Deckenhöhe von 12,40 m verteilen sich 80 Aussteller und zwei Open-Space-Bühnen. Dort tragen im lockeren Talk fünf Aussteller innovative Tagungsformate vor. Im Fall von Manuel Wrobel sind es Fuck-up- Nights. Der Manager Business Development und Fairs beim Estrel gehört zur Generation Y und hätte sich gewünscht „nicht nur über die Formate zu reden, sondern diese in den Sessions anzuwenden“. Das neue Konzept des Infotags Verband & Tagung geht für ihn auf. „Viele Verbände suchen den Austausch untereinander und mit der Industrie, um ihre Veranstaltung weiterzuentwickeln.“

Über 300 Verbände sind am 28. Juni 2017 ins WECC gekommen, um sich gratis in 20 Kurzvorträgen und vier Open-Space-Sessions über Veranstaltungen zu informieren

Die Bildgalerie: Das war der verbaende.com-INFOTAG "Verband & Tagung" 2017
FOTOS: AGENTUR BILDSCHÖN

und sich inspirieren zu lassen. Die Themenvielfalt der Vorträge überzeugt Viola Ridderbusch aus Köln anzureisen. „Man nimmt doch immer wieder neue Anregungen mit, wenn auch nicht alles übertragbar ist“, sagt die Assistentin der Geschäftsführung beim Deutschen Abbruchverband. Besonders interessiert haben sie „Endlich Interaktiv – drei einfache Kniffe, die Ihr Publikum lieben wird“ oder „So geht Tagung im Dialog – die Erfolgsfaktoren für Interaktion“. Dort beginnt tw-Herausgeberin Gabriele Schulze ihren Vortrag mit einer Frage ans Publikum: „Wer möchte spontan nach vorne kommen und etwas über interaktive Tagungen sagen? Niemand?“ Eigentlich wolle doch niemand mitmachen, befindet sie und führt in einem Fallbeispiel Möglichkeiten der Interaktion vor wie das „Geh- Spräch“. Einer ihrer aufmerksamsten Zuhörer sitzt in der ersten Reihe: Dr. Hans-Joachim Mürau. Der Präsident der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement (DGVM) macht sich einige Notizen und zum Schluss eine entscheidende Bemerkung zu neuen Formaten: „Es kann auch eine Bruchlandung werden, und wenn dann der Geschäftsführer nicht den Vorstand hinter sich hat...“

Dabei entstehen neue Veranstaltungsformate eher selten „weil der Chef es will“, so die Abstimmung vor Ort im Open Space zu neuen Konferenzkonzepten. Vielmehr suchen 74 Prozent der Verbände nach neuen Formaten, weil sich die Mitglieder Abwechslung wünschen, und 35 Prozent, weil sie besser kommunizieren wollen. Möglich macht die Live- Befragung Tim Schlüter, CEO von VoxR.org. Die Teilnehmer gehen über ihr Smartphone auf VoxR.org/ infotag und sind eingebunden. „Ich habe eine klare Aufbruchstimmung bei den Verbänden gespürt. Die weit überwiegende Mehrheit unserer Gesprächspartner hat uns klar signalisiert: Sie will weg von ‚Death-by-Powerpoint‘“, resümiert der Interaktionsexperte später. Es fehlte bisher der einfache Einstieg, so Schlüter. „Dieser ist aber heute mit Online-Tools wie VoxR.org einfach verfügbar und wir merken: Da bewegt sich etwas und zwar – das war in Berlin wirklich zu spüren – massiv.“



Bewegt hat die Teilnehmer auch das Thema Virtual Reality. Mit Sebastian Zügers Präsentation treten sie eine halbstündige Reise in die Zukunft an. „Bei Virtual Reality geht es um Immersion, um das Eintauchen in eine andere Welt“, erklärt der Geschäftsführer des Ersten Deutschen Fachverbands für Virtual Reality (EDFVR). Der Vorteil für Verbände und ihre Veranstaltungen liegen darin, selbst komplexe Inhalte wie neue Maschinen oder neue Arbeitsprozesse zu erklären. Den Vortrag ergänzt die Vorführung am Stand. Im Anschluss twittert eine Teilnehmerin: „#VT2017 Gleichermaßen geflashed und geschockt von den Möglichkeiten, die Virtual Reality und Social Media bieten.“

Am Stuttgart-Stand nimmt Karina Grützner die Verbände mit auf eine virtuelle Stadtbesichtigung. „Das kommt sehr gut an“, sagt sie. Für ihr Stuttgart Convention Bureau verlief der Infotag sehr gut. „Wir haben konkrete Anfragen unterschiedlichster Größen erhalten und interessante Gespräche geführt“, erzählt Grützner. Das Interesse an ihren Service- Leistungen ist groß, wie die Beratung zu Venues oder das kostenlose Onlinebuchungstool für Hotelzimmer im Corporate Design der Veranstaltung. „Bei einer Buchung über Stuttgart-Marketing ist bei Partnerhotels bis zum 31. Dezember 2018 ein kostenloses Sonderticket für den öffentlichen Nahverkehr enthalten“, ergänzt Grützner. Sie lädt interessierte Verbände zu einer Studienreise vom 8. bis 10. September 2017 nach Stuttgart ein. Kurz zuvor beginnen hier der 45. Kongress der Deutschen Gesellschaft für Rheumatologie (DGRh), die 31. Jahrestagung der Deutsche Gesellschaft für Orthopädische Rheumatologie (DGORh) und die 27. Jahrestagung der Gesellschaft für Kinder- und Jugendrheumatologie (GKJR).

„ICH MUSS BEIDEN SEITEN GERECHT WERDEN“

Stefan Kirchner (rechts) ist Bereichsleiter Veranstaltungen der Kölner Verbände und verantwortet den Infotag Verband & Tagung.FOTO: AGENTUR BILDSCHÖN
Stefan Kirchner (rechts) ist Bereichsleiter Veranstaltungen der Kölner Verbände und verantwortet den Infotag Verband & Tagung.
FOTO: AGENTUR BILDSCHÖN

tw: Vor zwei Wochen ist der zweite verbaende. com-Infotag Verband & Tagung über die Bühne gegangen. In einem Tweet: Wie war der #VT2017?
Stefan Kirchner:
Tagungswirtschaft trifft auf über 300 interessierte Verbandsvertreter! @verbaende #VT2017

Erstmals haben Sie Ihre Aussteller als Experten in Vorträge und in Open-Space-Sitzungen eingebunden. Wie ist das angekommen?
Erst gab es viel Erklärungsbedarf, da die Aufgabe für viele Aussteller neu war bzw. durch die offene Diskussion nicht 100-prozentig zu definieren war. Schließlich haben sich alle in ihre Rolle eingefunden, mit großem Engagement diskutiert und sich eingebracht. Für die Teilnehmer war es interessant, weil es keine „Standard-Vorträge“ gab, und die Moderatoren nachbohren konnten. Ich denke, das tat beiden Seiten gut. Werbevorträge konnten vermieden und thematisch interessante Beiträge gefördert werden.

Welche drei Themen sind bei Verbänden auf besonderes Interesse gestoßen?
Veranstaltungsplanung mit Bärbel Hohmann, Marketing & Compliance mit Ralf Wickert und Social-Media-Tools für die Berichterstattung auf Veranstaltungen mit Tim Richter, Kerstin Wünsch und den Studentinnen der „#SocialSix“.

Die Sitzplätze in den beiden kleinen Vortragsräumen A und B waren knapp bemessen. Was erwidern Sie dem einen oder anderen verstimmten Verbandsvertreter?

Das ist immer eine Frage der Abwägung. Ich muss beiden Seiten gerecht werden, den Besuchern und den Ausstellern. Bieten wir maximale Sitzkapazität in den Vortragsräumen an, besuchen zu wenige Teilnehmer die Ausstellung. Daher war es eine bewusste Entscheidung von uns, die wir mit weiteren Vortragsformen wie den vier Open-Space- Sessions abgemildert haben, in denen sich die Themen wiederholt haben. Zudem haben die Experten das Gespräch angeboten. Wer Fragen hatte und keinen Platz fand, konnte diese im Anschluss stellen.

Wie ist die neue Location, das Westhafen Event und Convention Center, angekommen?
Sehr positiv. Es war sauber, die Qualität des Essens war angemessen und das Servicepersonal stets freundlich. Die Location machte als Gesamtwerk etwas her. „Industrieflair“ trifft auf moderne Veranstaltungswelt und das mit den tollen Leuchtwänden der Aussteller. Das war ein echter Hingucker!
KERSTIN WÜNSCH 



„Verbände und deren Mitglieder sind Experten und Profis auf ihrem Fachgebiet. Wir wiederum sind Profis auf dem Gebiet, wie man eine Tagung erfolgreich gestaltet“, formuliert Ronald Kötteritzsch die Erfolgsformel des Infotags Verband & Tagung. Der Director Marketing & Sales im Congress Center Leipzig freut sich über den Expertenstatus. Leipzig bringt sich in der Open-Space-Session zu Nachhaltigkeit ein und diskutiert nach dem Podiumsgespräch im Gruppen- oder Einzelgespräch weiter. Am Ende des Tages sind es 25 bis 30 Gespräche mit bekannten und neuen Kunden. „Dass wir 2019 wiederkommen ist mehr oder weniger sicher“, meint Kötteritzsch. Wiedergekommen ist in diesem Jahr Michael Stober. Der Geschäftsführer des Landgut Stober war über seine Teilnahme vor zwei Jahren gar nicht froh. Seine Kritik zur fehlenden Einbindung wurde aufgenommen. In das neue Konzept bringt sich Stober mit seinem Steckenpferd nachhaltige Tagungen ein und berichtet von seinem Bio-Hotel. „Das Interesse war riesig. Man hat gemerkt, dass seitens der Verbandsvertreter ein großes Interesse an Information besteht.“ Für ihn ist das ein guter Ansatz, um an der Vernetzung von Ausstellern und Besuchern zu arbeiten. Stober denkt an mehr Dialog-Sessions wie zum Beispiel moderierte Stuhlkreise, farbige Badges und Bändchen (blau für Verbände, grün für Aussteller) und ein Highlight am Nachmittag gegen den Besucherschwund.

Bis nach dem letzten Vortrag „Social Media als Tool für die Event-Berichterstattung“ sind Katrin Kuhnert und Dunja Morge vom BIG – Bundesverband in den Gewerken Trockenbau und Ausbau geblieben, um mit den Referenten zu diskutieren. „Da wir jährlich viele interne und auch öffentliche Veranstaltungen planen und organisieren, haben wir uns mit hohen Erwartungen zu dem Infotag Verband & Tagung angemeldet und wurden nicht enttäuscht“, erklärt Morge, verantwortlich für Vertrieb, Kommunikation, Akquisition. Gefallen hat ihr das Westhafen Event & Convention Center. Als Diplom-Ingenieurin Architektur weiß sie: „Die Location ist etwas Besonderes, denn einer alten Lagerhalle so viel Charme und Atmosphäre einzuhauchen, bedarf eines gewissen architektonischen Gespürs.“ Die Veranstaltung war für Morge und ihre Kollegin sehr informativ und interessant, weshalb sie wiederkommen. Zum Abschied sprechen die beiden für die meisten Verbände, wenn sie sich wünschen, „dass alle Teilnehmer den tollen Referenten auf bequemen Stühlen sitzend lauschen dürften“. Die stehen derweil draußen am Hafenbecken beim Bier. KERSTIN WÜNSCH
 

https://infotag-tagung.dewww.wecc.de
Fuck-up- Nights? Manuel Wrobel vom Estrel Berlin beschreibt das Eventformat.

„Wir werden 2019 wieder dabei sein! Obwohl der Infotag vom Setting her (Messe und Vorträge) nicht die innovativste Veranstaltung ist, kenne ich keine Veranstaltung in Deutschland, auf der man Gespräche einer so hohen Qualität führen kann und gleichzeitig so ein vielfältiges Umfeld hat.“
Thorben Grosser, General Manager, Europe EventMobi
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