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KRISENHERDE

„Auf das Schlimmste vorbereiten“

Buschbrände, Coronavirus, Massenproteste und Cyberattacken. Die Krisenherde weltweit beschäftigen das World Economic Forum und erfordern auch von der Veranstaltungswelt Krisenmanagement, Durchhaltevermögen und ganz viel Flexibilität.

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ls am 25. Januar 2020 in China das Jahr der Ratte beginnt, werden die traditionellen Feierlichkeiten von einer Krankheitswelle überschattet. Der Coronavirus breitet sich von der chinesischen Provinz Hubei aus und führt weltweit zu erhöhten Sicherheitsmaßnahmen. Zunächst werden sämtliche Zug- und Flugverbindungen nach Wuhan, mit rund neun Millionen Einwohnern die größte Stadt der Region, gekappt. Der öffentliche Nahverkehr in der Stadt wird eingestellt, öffentliche Einrichtungen wie Museen oder Bibliotheken schließen, Veranstaltungen fallen aus. Im über 1.000 Kilometer entfernten Peking werden die Feierlichkeiten zum chinesischen Neujahrsfest abgesagt, in Schanghai schließt das Disneyland und auch Teile der Chinesischen Mauer oder die Ming-Gräber sind nicht mehr zugänglich. Später wird die Leichtathletik-WM in Nanjing genauso abgesagt wie die Asia-Pacific Conference des Weltmesse-Verbands Ufi in Macau.
         

Unterdessen reagiert Deutschland. Nachdem am 24. Januar der Automobilzulieferer Schaeffler seinen 89.000 Mitarbeitern Geschäftsreisen nach China untersagt, reagiert auch der Chemiekonzern BASF und streicht Reisen in die Provinz Hubei. Schließlich folgt mit Webasto ein weiterer großer Autozulieferer. „Wir haben den Reiseverkehr von und nach China vorerst für mindestens zwei Wochen gestoppt“, teilt Webasto-Vorstandschef Holger Engelmann am 27. Januar der Süddeutschen Zeitung mit. Tags darauf überträgt Spiegel Online live eine Pressekonferenz aus dem Bayerischen Gesundheitsministerium, nachdem bekannt wurde, dass sich ein Webasto-Mitarbeiter aus dem Landkreis Starnberg mit dem Virus infiziert hat. Während eines Meetings habe sich der Mann bei einer Kollegin aus Schanghai angesteckt. „Wir nehmen die Lage sehr ernst, aber wir sind gut vorbereitet“, so die bayrische Gesundheitsministerin Melanie Huml (CSU) auf der Pressekonferenz. Am Abend darauf kommt heraus, dass sich weitere Webasto-Mitarbeiter infiziert haben. Das Unternehmen schließt seinen Standort in Gauting zunächst für einige Tage.

Zum Zeitpunkt der Pressekonferenz sind weltweit über 4.500 Infektionen bestätigt. Mitte Februar liegt die Zahl bereits bei 60.000. Über 1.300 Todesopfer fordert der Coronavirus bis dato. Länder wie Großbritannien, Japan oder die USA evakuieren Staatsangehörige aus der betroffenen Region. Toyota stoppt seine Produktion in China, Ikea schließt seine Filialen im Land. Auch die Bundesregierung entsendet Maschinen der Luftwaffe, um deutsche Staatsbürger ausfliegen zu lassen. Es ist eine regelrechte Krise, deren wirtschaftliche und sozioökonomische Schäden nicht abzusehen sind.
     

Krisen auf globaler Ebene rechtzeitig zu erkennen, deren Auswirkungen einzudämmen und entsprechende Empfehlungen für wirksame Gegenmaßnahmen aussprechen zu können, ist einer der Anlässe des jährlichen World Economic Forums (WEF). Die 50. Jahrestagung des Weltwirtschaftsforums in Davos könnte nicht nur wegen des Coronavirus in einer ruhigeren Zeit stattfinden. Als sich von 21. bis 24. Januar 2020 etwa 3.000 Vertreter aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft in dem Schweizer Alpenort treffen, liegt ihnen der aktuelle Global Risks Report vor. Grob zusammengefasst befindet sich die Weltgemeinschaft demnach in einer unsteten geopolitischen Landschaft, in der Staaten Chancen und Herausforderungen zunehmend einseitig betrachten. Die Verfasser sehen dramatische Risiken für die globale wirtschaftliche Stabilität und die soziale Gerechtigkeit. Doch über allem schwebt die allgegenwärtige Bedrohung durch den Klimawandel. Erstmals in der Geschichte des „Global Risks Perception Survey“ dominieren Umweltbelange die global empfundenen Risiken.
   

Die im Report genannten Risiken machen auch nicht vor der Veranstaltungswelt halt. Sie spiegeln wider, worauf sich Veranstalter, Kongresshäuser und Dienstleister verstärkt einstellen müssen. Zum Beispiel auf Wetterextreme, wie sie seit Monaten in Australien toben. Eines der am stärksten betroffenen Gebiete liegt im Bundesstaat Victoria, dessen Hauptstadt Melbourne ist. Das dortige Melbourne Convention and Exhibition Centre (MCEC) fungiert Anfang des Jahres kurzzeitig als Katastrophenhilfezentrum. „Wir alle sind schockiert und traurig über die verheerenden Buschfeuer, die so viel von unserem Land heimsuchen. Wie alle Australier hat auch das MCEC den Wunsch, auf jede erdenkliche Art und Weise zu helfen“, sagt CEO Peter King. Als Katastrophenhilfezentrum leistet das MCEC Übergangshilfe, einschließlich des Zugangs zu Lebensmitteln, Wasser und medizinischer Unterstützung. „Wir werden weiterhin mit der Stadt Melbourne, der Regierung des Bundesstaates Victoria und der Polizei zusammenarbeiten, um so viel Unterstützung wie möglich zu leisten“, so King.

Das Melbourne Convention Bureau (MCB) ist derweil bemüht, den wirtschaftlichen Schaden für die Region gering zu halten. Ende Januar entschließen sich zwei Incentive-Gruppen, im Februar nach Melbourne zu kommen. Zusammen mit einigen weiteren bereits bestätigten Gruppen machen in diesem Monat 1.265 Besucher Halt in der Region. Für Julia Swanson, Chief Executive des MCB, ein ermutigendes Zeichen. Die Priorität des MCB liege in der Unterstützung der Branche: „Wir setzen unsere Bemühungen in den Bereichen Corporates, Incentives und Meetings mit attraktiven kurzen Vorlaufzeiten fort, um lokale Anbieter zu unterstützen und die lokale Wirtschaft anzukurbeln“, sagt sie. „Die beste Art zu helfen ist ein Besuch in der Region.“
                  
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Am 4. Februar 2020 bauen Arbeiter das Wuhan International Conference and Exhibition Center zu einem provisorischen Krankenhaus um. Die Neun-Millionen- Stadt Wuhan ist der Ursprung des Coronavirus, der die Welt derzeit in Atem hält.
FOTO: IMAGO, XINHUA

„Unser Herz ist bei all denjenigen, die von den Buschbränden betroffen sind“, spendet Geoff Donaghy, CEO des International Convention Centre Sydney (ICC), Zuspruch. „Im ICC Sydney und in unserer umliegenden Stadt sind wir weniger direkt betroffen, so dass alles wie gewohnt weitergeht. Bis heute wurden keine Buchungen storniert oder geändert, sondern wir haben uns darauf konzentriert, direkt auf alle Bedenken oder Anfragen von aktuellen oder zukünftigen Kunden zu reagieren“, berichtet Donaghy. Zwar sei sein erst seit drei Jahren geöffnetes Kongresshaus bislang von größeren Krisen verschont geblieben, aber als ein im globalen Markt agierendes Unternehmen bestünde immer die Möglichkeit, dass das ICC Auswirkungen einer Krise innerhalb der Quellmärkte der Kunden und ihrer Delegierten spüren könne. „Seien es politische oder wirtschaftliche Instabilität, Sicherheitsfragen oder Naturkatastrophen. Wir verfügen über klare Prozesse zur Bewältigung von Krisen sowohl innerhalb des ICC Sydney als auch als Teil von ASM Global. Vereinfacht gesagt läuft es aber wohl darauf hinaus, ein Problem und seine potenziellen Auswirkungen vollständig zu verstehen, flexibel zu reagieren und stets sicherzustellen, dass wir offen, ehrlich und rechtzeitig Informationen mit unseren Kunden austauschen“, erklärt er. „Veranstaltungsorte wie das ICC Sydney sollten sich innerhalb ihres Unternehmens so vorbereiten, dass sie agil und krisenfähig sind.“

Donaghy plädiert für eine enge Zusammenarbeit innerhalb der Branche, um für verschiedene Szenarien gewappnet zu sein, branchenweite Strategien zu vereinbaren, die Auswirkungen zu minimieren und die Krisen zu bewältigen. Er sieht einen allgemeinen Trend hin zu kürzeren Vorlaufzeiten bei Buchungen und Kundenanfragen. „Wir alle leben und arbeiten mit zunehmender Geschwindigkeit, so dass sich dies natürlich auch bei unseren Kunden widerspiegelt.“ Das habe aber auch Vorteile. Denn wenn Unternehmen reaktiv und agil auf äußere Umstände reagieren müssen, kann dies auch zu neuen Veranstaltungen führen: „Im ICC Sydney hat eine Reihe von Unternehmen kurzfristig große Veranstaltungen gebucht, als unmittelbare Reaktion auf ein großes Ereignis oder eine Krise in ihrer Branche.“
   
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Feuer vor Canberra. Die australische Hauptstadt ist von Buschbränden betroffen. Das Bild entstand am 31. Januar im Orroral Valley südlich der Stadt.
FOTO: IMAGO, XINHUA

Davon kann Eduardo López-Muertas, Managing Director der IFEMA – Feria de Madrid, ein Lied singen. Er erhält quasi über Nacht den Auftrag, dem Weltklimagipfel COP25 auf seinem Messegelände ein Zuhause zu geben. Mit einer Vorbereitungszeit von gerade einmal drei Wochen. Zuvor muss Santiago de Chile wegen massiver Proteste gegen die Regierung und befürchteter Sicherheitsrisiken als Gastgeber absagen. „Im Grunde war es eine Bitte des spanischen Umweltministeriums“, sagt López-Muertas und berichtet von einem kuriosen Telefonat mit Umweltministerin Teresa Ribera (siehe Interview). „Die Herausforderung für die IFEMA war nicht so sehr, eine Veranstaltung für 25.000 Teilnehmer zu organisieren. Die Herausforderung bestand viel mehr darin, wie man eine Veranstaltung von so hoher Bedeutung mit einer derart technischen Komplexität innerhalb von so kurzer Zeit durchführen kann. Aber wir waren von Beginn an zuversichtlich“, erklärt López-Muertas. Diese Zuversicht hat sich gelohnt. Dank großer Flexibilität und einer guten Zusammenarbeit zwischen dem IFEMA-Team, deren Dienstleistern und dem COP-Team konnte die Krise gemeistert werden.

Soziale Unruhen und Massenproteste sind auch in Hong Kong seit Sommer 2019 an der Tagesordnung. Hintergrund ist ein Gesetzentwurf, in dem Kritiker eine Gefahr für das liberale Rechtssystem Hong Kongs sehen. Zeitweise nimmt jeder vierte Einwohner Hong Kongs an Demonstrationen teil. Das schlägt sich in Besucherrückgängen nieder. „Was die Besucherzahlen der letzten sechs Monate betrifft, so sind November und Dezember die bisher härtesten Monate. Die Zahlen für November haben den größten Einbruch erlebt, über 50 Prozent Rückgang der Ankünfte, die erste Dezemberwoche folgte diesem Trend“, sagt Hong Kongs Sekretär für Handel und wirtschaftliche Entwicklung, Edward Yau. „Ich denke, wir befinden uns in einer ziemlich schwierigen Zeit. Wir hoffen, dass sich die Situation mit der Entspannung vor Ort im Laufe des Jahres bessert. Dennoch müssen wir mehr tun, um uns auf das Schlimmste vorzubereiten.“
           
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Die Lage in Hong Kong veranlasst mehrere Veranstalter dazu, ihre geplante Veranstaltung zu verschieben oder in benachbarte Destinationen zu verlegen. Wie etwa der Global Wellness Summit (GWS), der acht Wochen vor der Konferenz nach Singapur verlegt wird. „Um sicherzustellen, dass die Reisen zum und vom Global Wellness Summit so nahtlos wie möglich verlaufen, hielten unsere GWS-Führung, unser Beirat und unsere Partner diese Standortverlagerung für wichtig für das kollektive Wohlbefinden aller Beteiligten", sagt Susie Ellis, Vorsitzende und CEO von GWS. Auch das Hong Kong Wine & Dine Festival am Central Harbourfront Event Space und der Hong Kong Cyclothon werden wegen der Unruhen abgesagt: „Angesichts der unvorhergesehenen Umstände wäre es in den kommenden Wochen nicht möglich, einen reibungslosen Ablauf der beiden Veranstaltungen zu gewährleisten, so dass wir beschlossen haben, die beiden Mega-Veranstaltungen abzusagen“, erklärt der Vorsitzende des Hong Kong Tourism Board, Dr. Pang Yiu-Kai.

Im Hong Kong Convention and Exhibition Centre (HKCEC) müssen die Seafood Expo Asia , die Mainland Higher Education Expo und die CineAsia für das Jahr 2019 abgesagt werden. Als Anfang des Jahres die ersten Messen wie geplant stattfinden, scheint sich die Situation auf den Straßen zu entspannen, doch wie ein Sprecher der Betreiberin HML (HKCEC Management Ltd.) bestätigt, gilt es nun dem Coronavirus zu begegnen: „Wir haben die Präventivmaßnahmen zum Schutz der Gesundheit verstärkt. Toiletten, Handläufe, Türgriffe, Knöpfe, Tische und Stühle in den Ausstellungshallen usw. werden regelmäßig desinfiziert. Die Temperatur aller Mitarbeiter wird täglich gemessen, und die Mitarbeiter mit Kundenkontakt tragen medizinische Atemmasken. “Die HML verfüge über einen vollständigen Satz von Notfallplänen für verschiedene Szenarien. „Wir werden die Situation überwachen und, falls erforderlich, die Sicherheitsvorkehrungen verstärken und besondere Vorkehrungen treffen.“ Monica Lee-Müller, Geschäftsführerin der HML, fügt hinzu: „Wir sind zuversichtlich, dass das Geschäft trotz der jüngsten Herausforderungen stark bleiben wird, dank gut vorbereiteter Organisatoren und der entschlossenen Unterstützung von Ausstellern und Einkäufern.“
                    
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Soziale Unruhen in Hong Kong und Proteste gegen die chinesische Regierung sorgen für viele Absagen von Veranstaltungen.
FOTO: IMAGO, TYLER TOMASELLO

Mit einer Krise komplett anderer Natur sieht sich das Ernest N. Morial Convention Center New Orleans (MCCNO) konfrontiert. In den Abendstunden des 16. Januar 2020 wird das Netzwerk des MCCNO Opfer einer Cyber-Attacke. Hackern gelingt es, einen Erpressungstrojaner zu installieren. Im Wesentlichen werden dabei Daten über das Netzwerk des Zentrums in der gesamten Einrichtung unzugänglich gemacht. Die zu diesem Zeitpunkt stattfindenden Veranstaltungen werden nicht beeinflusst. Das MCCNO setzt auf Kommunikation mit den Veranstaltern, um die Krise zu bewältigen. Dafür stehen Mitarbeiter in engem Kontakt mit den Veranstaltern, um sie über den Stand des Angriffs auf dem Laufenden zu halten. Bislang seien keine sensiblen Mitarbeiter- oder Kundendaten kompromittiert worden. „Selbst bei unserer extremen Wachsamkeit und den Systemredundanzen wurden wir Opfer eines Cyberangriffs. Glücklicherweise verfügen wir über gut ausgebildetes Personal, eine fachkundige IT-Abteilung und arbeiten mit Experten von Weltrang zusammen, die uns unterstützen“, so Michael J. Sawaya, President des MCCNO. „Während wir den Schaden aufarbeiten, ist unsere Priorität, die Auswirkungen auf die Veranstaltungen der kommenden Tagen so gering wie möglich zu halten.“

Mit diesem Ansatz begegnet das MCCNO dieser Krise so, wie es Steff Berger zuletzt auf der IBTM World in Barcelona in ihrem Vortrag zum Thema Krisenmanagement propagiert. „Als Veranstaltungsprofis können wir nicht verhindern, dass unerwartete Situationen eintreten, aber wir können lernen, wie man diesen Situationen begegnet“, sagt Berger. „Unsere erste Fürsorgepflicht gilt den Menschen, die zu unseren Veranstaltungen kommen.“ Mit ihrem Unternehmen Vobe inspires People hat sich Berger auf Krisenmanagement im Meetings- Sektor spezialisiert und berät Veranstaltungsplaner sowie Dienstleister. Ziel ist es dabei, innerhalb von Teams das Bewusstsein für potenzielle Risiken zu schärfen und ihnen dabei zu helfen, tragfähige Lösungen für die verschiedenen Probleme zu finden. Sie weist darauf hin, wie wichtig es sei, Informations- und Notfall-Kommunikationsstrategien sowie Sicherheitskonzepte zu entwickeln, regelmäßig Risikoanalysen durchzuführen sowie Behörden, Sicherheitsdienste und sämtliche Stakeholder einer Veranstaltung in alle Pläne einzubeziehen. Ihr Credo: „Krisenmanagement beginnt, bevor eine Krise eintritt.“ Das lässt sich bei Wetterextremen oder einer Epidemie wie beim Coronavirus natürlich nur sehr schwer umsetzen. Bleibt zu hoffen, dass die Krisen in Australien und China bald überwunden sind.
CHRISTIAN FUNK
„Als Veranstaltungsprofis können wir nicht verhindern, dass unerwartete Situationen eintreten, aber wir können lernen, wie man diesen Situationen begegnet.“
Steff Berger,
Vobe inspires People
„Die beste Art zu helfen ist ein Besuch in der Region.“
Julia Swanson,
CEO Melbourne Convention Bureau
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