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Alle mitmachen, bitte

Frontalvortrag war gestern. Veranstaltungen werden dann besonders lebendig, wenn die Teilnehmer sich einbringen. Doch wie kann das sowohl virtuell als auch analog gelingen?

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edes zweite Unternehmen ersetzt manche Geschäftsreisen durch virtuelle Meetings. Das ist das Ergebnis der aktuellen Umfrage „Chefsache Business Travel 2019“ vom Deutschen Reiseverband (DRV). „Flugtickets auf dem Handy und virtuelle Konferenzen sparen nicht nur Geld, sondern schonen auch die Umwelt“, sagt Holger Schmeding, Geschäftsführer bei BCD Travel Germany GmbH. 49 Prozent der Geschäftsreisenden geben an, in ihren Unternehmen würden virtuelle Meetings zunehmend Dienstfahrten ersetzen, auch um den Emissionsausstoß einzudämmen.

Dass virtuelle Meetings zeit- und ressourcensparend sind, liegt auf der Hand. Jeder Veranstaltungsplaner hält kurze Besprechungen via Skype, FlashMeeting oder Hangouts ab und hat schon einmal Webinare oder kurze Präsentationen mit Gotowebinar oder Zoom getestet. Lori Pugh Marcum, Manager of Global Education and Event Production der MPI Academy (Meeting Professionals International) ist als alleinerziehende Mutter beispielsweise ans Homeoffice gebunden und auf derartige Tools angewiesen: „Mit Zoom Meetings tausche ich mich jeden Tag mit meinem Team per Videokonferenz aus und bin dadurch Teil des Teams, ohne vor Ort sein zu müssen.“

Was im einfachen Austausch in Büros bereits Alltag ist, ist im Bereich komplexer Konferenzen noch ein wenig anders. Seit 2017 veranstaltet das Unternehmen Xing Events, das als Anbieter Eventmanagement- Software und Business-Netzwerk vereint, die „Virtuelle Expo & Conference“, kurz „Vexcon“. Das nächste mal wieder von 26. bis 29. November 2019 gehen sowohl eine Messe als auch eine Konferenz komplett virtuell über die Bühne. Thematisch dreht sich alles um Eventtechnologie, digitale Eventvermarktung, Teilnehmermanagement und Künstliche Intelligenz. Das Konferenzprogramm setzt sich aus Live-Vorträgen und Best-Practice-Beispielen zusammen, die als Webinar übertragen werden. 20 Präsentationen stehen auf dem Programm. Die Referenten sind dann mit ihrem eigenen virtuellen Stand auf der Messe vertreten, wo sie sich im Anschluss mit den Besuchern austauschen können. Treffpunkt „Cy-Booth“ sozusagen.
         
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Die interaktive Weiterbildungsplattform „micelab:bodensee“ stellt bei ihren verschiedenen Formaten stets den Menschen in den Mittelpunkt.
FOTO: WIKIMEDIA COMMONS

600 „Messebesucher“ registrierte Xing Events im letzten Jahr. Der Veranstalter hält virtuelle Events für das beste Beispiel für die digitale Transformation der Eventbranche und sieht ein vielversprechendes Zukunftsformat. Mithilfe von virtuellen Events ist es Teilnehmern nun einmal möglich, völlig ortsungebunden an einem Event teilzunehmen. Damit können sowohl Veranstalter als auch Teilnehmer relevante Ressourcen wie Stand-, Personal- oder Reisekosten einsparen. Außerdem geben virtuelle Events Veranstaltern die Möglichkeit, Informationen zielgruppenspezifisch zu teilen. Ein weiterer großer Vorteil ist die Lebensdauer. Da die Vorträge ohnehin online laufen, können sie problemlos aufgezeichnet und dem Publikum auch im Nachgang zur Verfügung gestellt werden.

Die große Herausforderung bei virtuellen Events ist es, die Teilnehmer einzubinden. Die Vexcon setzt interaktive Features wie Gruppen- oder individuelle Chats ein, die es ermöglichen, Unterhaltungen zeitgleich ablaufen zu lassen und sich mit den Teilnehmern austauschen zu können. Ein Vorteil gegenüber von Live-Veranstaltungen ist es, dass virtuelle Events ganz bestimmte Teilnehmertypen abholen. In der zweiten Forschungsphase des vom German Convention Bureau (GCB) und dem Europäischen Verband der Veranstaltungscentren (EVVC) initiierten und gemeinsam mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO durchgeführten Projekts „Future Meeting Space“ wurden die unterschiedlichen Teilnehmertypen einer Veranstaltung genauer unter die Lupe genommen. Basierend auf einer Umfrage identifizierten die Forschungspartner sechs Typen von Teilnehmenden: Sie unterscheiden sich im Grad der Technikaffinität und im Kommunikationsverhalten, sind mehr oder weniger stark karriereorientiert und auf jeweils unterschiedlichen Ebenen in ihrer Organisation zu finden. Was die Hälfte dieser Teilnehmertypen (nämlich die Typen 1, 4 und 5) eint, ist dass sie eher zurückhaltend und still sind. Für diejenigen stellen virtuelle Formate eine einfache Möglichkeit dar, sich einzubringen. Etwa durch Fragen, die schriftlich gestellt werden können, Beiträge, die anonym eingereicht werden können, oder Abstimmungsmöglichkeiten. Derlei Funktionen bieten im Grunde alle gängigen Tools an.

Genau diese Typen gezielt zu unterstützen, ist eine konkrete Handlungsempfehlung des Future Meeting Space. Auf Veranstaltungen selbst werden zudem der Einsatz neuartiger, innovativer Formate und Technologien sowie Visualisierungshilfen und interaktive Formate empfohlen. Formate, die die Einbindung der Teilnehmer fördern, gibt es zuhauf. Eines der bekanntesten Beispiele ist die Unkonferenz, auch bekannt als Barcamp. Dieses Format sieht offene Workshops vor, deren Inhalte – und letztlich auch der Ablauf – von den Teilnehmern selbst festgelegt werden. Hierbei wird demokratisch abgestimmt, welche Themen auf die Agenda kommen, und die Teilnehmer suchen sich jeweils aus, was sie interessiert. Die Sessions, die dann stattfinden, dienen bevorzugt dem Austausch und der Diskussion zu dem bestimmten Thema. Jeder Teilnehmer kann und soll sich einbringen. Vom 26. bis 28. September 2019 findet in Königstein mit dem HSMA MICE-Camp ein solches Barcamp statt. Und zwar zum Thema Meetings. Inhaltlich kann es um aktuelle Entwicklungen im Markt gehen, Fragen zum Vertrieb, Buchungsplattformen, Fachkräftemangel, Event- Design, Organisations-Tools, Digitalisierung oder Nachhaltigkeit. Die Besucher haben das Sagen. Veranstalter ist die Hospitality Sales & Marketing Association (HSMA) Deutschland.
     
    

VEXCON 2019

Bereits zum dritten Mal lädt Xing Events zum komplett virtuellen Veranstaltungsformat ein. Vom 26.bis 29.11.2019 steigt die „Virtuelle Expo & Conference“ kurz „Vexcon“. Die Messe ist komplett virtuell, behandelt Themen wie neueste Trends und Insights in Sachen Eventtechnologie, digitale Eventvermarktung, Künstliche Intelligenz (KI) und Teilnehmermanagement und richtet sich an Eventmanager, Veranstaltungsplaner und Marketing-Spezialisten. Es wird wieder mehr als 20 virtuelle Messestände mit Informationen zum Download, Videos und Produktdemonstrationen geben. Das Konferenzprogramm wird wieder rund 20 Branchenvorträge und Best Practice Cases inklusive anschließender Frage- und Diskussionsrunde umfassen. Geplant sind neben „klassischen Frontalvorträgen“ andere Formate wie Interviews sowie eine moderierte Panel- Diskussion. Die Themen reichen von EventApps, Newslettermarketing, über Award Management hin zu VR, Streaming, Datenvisualisierung und KI. Es gibt wieder die Möglichkeit zum direkten Gespräch mit den jeweiligen Experten per Chat am virtuellen Messestand. Dazu wird es dieses Jahr zusätzliche Kommunikationsmaßnahmen geben. Das Konferenzprogramm findet an den ersten beiden Messetagen statt. www.xing-events.com

Auch der Verband der Veranstaltungsorganisatoren (VDVO) bindet bei seinem Startup-Wettbewerb Captain MICE Future die Teilnehmer ein. Bei diesem Format sucht der VDVO nach Innovationen in der Eventbranche. Die teilnehmenden Unternehmen teasern sich und ihre Innovationen in einem zweiminütigen Pitch an, bevor nach einer kurzen Networking- Pause bei Essen und Getränken das sogenannte Speed Geeking startet. Dabei wechseln die Innovatoren genau wie beim Speed Dating von Tisch zu Tisch, um in fünf Minuten die angeteaserten Inhalte ein wenig zu vertiefen. Die Teilnehmer der Veranstalter kommen so gar nicht umhin, mit den Unternehmen ins Gespräch zu kommen. Die Berliner Location Axica lädt regelmäßig zu einem Ideenfrühstück ein, bei dem jeweils ein Autor aus dem Gabal Verlag innerhalb von 30 Minuten Business-Themen bei Kaffee, Toast und Rührei.

Beim Format micelab:experts von der Weiterbildungsplattform aus der Bodenseeregion micelab:bodensee agieren Teilnehmer als Co-Coaches. Gemeinsam mit Kuratoren planen und führen diese Coaches ein Lernmodul für knapp vierzig Teilnehmer durch und bringen dabei ihre eigenen Vorstellungen und Fähigkeiten ein. „Voraussetzung für eine ko-kreative Zusammenarbeit ist eine Vertrauensbasis zu schaffen, was nur durch persönliche Begegnung möglich ist. Das gilt für die Laborsituation wie für den Geschäftsalltag, und ist innerhalb des Teams genauso wichtig wie gegenüber Kunden“, erklärt Gerhard Stübe, Sprecher des Netzwerks BodenseeMeeting und Geschäftsführer von Kongresskultur Bregenz.

Der Open Space, eine andere gängige Methode, zielt darauf ab, in kurzer Zeit mit möglichst vielen Teilnehmern möglichst viele Themen zu bearbeiten und dabei vielleicht auch schon konkrete Antworten oder Lösungen zu erarbeiten. Genau wie beim Barcamp, im Grunde eine Tochter des Open Space, werden die Themen zu Kleingruppenarbeiten von den Teilnehmern selbst entwickelt. Nur das übergreifende Hauptthema wird von einem Moderator festgelegt. Am Ende dieser Workshops werden die Ergebnisse im Plenum präsentiert.
    
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Open-Space-Formate zielen darauf ab, in kurzer Zeit mit möglichst vielen Teilnehmern möglichst viele Themen zu bearbeiten.
FOTO: WIKIMEDIA COMMONS

Diese Beispiele vor Augen hat die MCI Group eigene Formate entwickelt, die die Teilnehmer einbindet. Im gerade veröffentlichten Whitepaper „Meeting Design in der Praxis“ stellt die Agentur für Live-Kommunikation die Formate „ContentCamp“, „ContentCorner“ und „ContentContra“ vor. Das ContentCamp ist als Ergänzung zu einer klassischen Plenums-Situation gedacht und ermöglicht Teilnehmern, sich mit Referenten und anderen Besuchern zu einem bestimmten Thema auszutauschen. Zu Beginn des Camps wird das Thema von einem Referenten vorgestellt und anschließend in der Gruppe diskutiert. Dabei vertiefen die Teilnehmer nicht nur das Thema an sich, sondern lernen auch die Sichtweisen, Meinungen und Erfahrungen anderer kennen. Am Ende der ContentCamps findet für alle Teilnehmer im Plenum eine Zusammenfassung der Falldiskussion statt.

Bei der ContentCorner handelt es sich um eine interaktive Kaffeepause, bei der ein beliebiges Thema aus dem Konferenzprogramm erneut aufgegriffen und in einem lockeren Rahmen von Referenten und Teilnehmern diskutiert und vertieft werden kann. Während der ContentCorner sollen immer wieder neue Teilnehmer zur Runde dazu stoßen, Fragen stellen oder ihre eigene Meinung beisteuern. Das Format zeichnet sich durch seine Dynamik und sein Networking-Potential aus.

ContentContra zielt darauf ab, verschiedene Blickwinkel auf den gleichen Sachverhalt darzustellen. Als Besonderheit des Formats peppt ein technisches Hilfsmittel die klassische Pro-und-Contra- Diskussion auf: Zwei Referenten arbeiten von einem großen Touchscreen-Monitor aus. Am Bildrand des Monitors stehen den beiden „Contrahenten“ zwei virtuelle Folienstapel zur Verfügung, aus denen beide gleichzeitig und nebeneinander beliebige Folien/ Inhalte zeigen können. Am Ende kürt entweder das Publikum durch seinen Applaus den Gewinner oder der Ausgang bleibt für die weitere Vertiefung in Kleingruppen ergebnisoffen. Auch können die Teilnehmer sich einbringen, indem sie herausfordernde Fragen oder Thesen stellen. Die Atmosphäre eines „Streitgesprächs“ lädt geradehin dazu ein.

Dass MCI neue und auch oft interaktive Formate nutzt, hängt nicht zuletzt mit sich verändernden Ansprüchen und Erwartungshaltungen der Teilnehmer zusammen. „Der Konsum von Wissen und Informationen in der Gesellschaft hat sich massiv geändert“, sagt Dr. Christina Buttler von MCI Deutschland, die sich als Director Experience Development mit der Konzeption von Tagungen und mit der Entwicklung neuer Formate befasst. Sie sieht eine Veränderung im Bereich der Veranstaltungen: „Wir verkürzen die Phasen des Wissensinputs in Form von Vorträgen und intensivieren die Phasen der partizipativen Erarbeitung von Wissen. Community Building, Festivalisation, Disruption sind weitere Gestaltungselemente.“
                 


Christoph Kirst, Geschäftsführer und Kreativ-Direktor von „insglück“, Gesellschaft für Markeninszenierung, setzt mit seiner Agentur auf die emotionale Komponente, um seine Eventteilnehmer „abzuholen“. Für ihn sind Dramaturgie und Inszenierung Mittel der Wahl für eine erfolgreiche Veranstaltung. „Je stärker die Teilnehmer mitgestalten und Teil der Inszenierung werden, umso besser.“ Um einseitige Kommunikation zu vermeiden, brauche es innovative Dialog- und Interaktionsangebote. In der Praxis lässt sich das beispielsweise anhand der im Frühjahr für das Software-Unternehmen SAP umgesetzten Konferenz „Transform!2019“ erläutern. Dabei konnten sich 150 internationale Kunden von neuen Geschäftsanwendungen überzeugen und in einen offenen Dialog mit Startups und SAP-Führungskräften treten.

Das Motto „Transform!“ wurde in ein partizipatives Multi-Format übersetzt: Keynotes, Workshops, Panels und Best-Practice-Showcases. Welchen Nutzen Unternehmen aus intelligenten Technologien ziehen können, wurde für die Teilnehmer in der Experience-Area anhand von Industrie-Show- Cases und authentischen Erfahrungsberichten von Startups erfahrbar. Neben der inhaltlichen Komponente spiegelte sich das Thema Transformation auch im Raumkonzept wieder. Statt statischer Bereiche gingen die Keynote-, Breakout-, Workshopoder Experience-Area dynamisch ineinander über. Zudem erhielt jeder Teilnehmer im Vorfeld ein auf ihn zugeschnittenes Programm mit seiner individuellen (Transformations)-Route.

Vor Ort konnte diese über die personalisierte Veranstaltungs- App ausgespielt werden. Ein besonderes Give-Away visualisierte jedem Teilnehmer im Anschluss seine Journey in Augmented Reality. Als Follow-Up wurde der entsprechende Content für die verschiedenen Module digital bereitgestellt. Kirsts Agentur wird auch schon einmal für eine Schiffstaufe wie Anfang diesen Jahres des neuen „Mein Schiff 2“ von Tui Cruises gebucht. So ein Event kann man nur schwer virtuell ersetzen. Aber immerhin könnte man Flugkosten sparen.
CHRISTIAN FUNK
           
www.mci-group.com/dewww.ideenfruehstueck.dewww.insglueck.comwww.micelab-bodensee.com/dewww.hsma.dewww.captainmicefuture.dewww.axica.de

HSMA MICE-Camp

Vom 26. bis 28. September 2019 findet im KTC Königstein bei Frankfurt wieder das HSMA MICE-Camp statt, ein Barcamp zum Thema Meetings. Die Teilnehmer des MICEcamps legen die Inhalte zu Beginn der Veranstaltung im Rahmen der Sessionplanung selbst fest. Jeder Teilnehmer kann Themenvorschläge machen, die Gruppe stimmt gemeinsam ab, welche Themen auf dem Sessionplan landen. Inhaltlich kann es um aktuelle Entwicklungen im Markt gehen, Fragen zum Vertrieb, Buchungsplattformen, Fachkräftemangel, Event-Design, Organisations- Tools, Digitalisierung oder Nachhaltigkeit. Die Besucher haben das Sagen. Veranstalter ist die Hospitality Sales & Marketing Association (HSMA) Deutschland. www.hsma.de
Die Berliner Location Axica lädt regelmäßig zum kreativen Ideenfrühstück.


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