Cvent-Studie

Besser trotz Budgetzwang

Der Eventmanagement-Spezialist Cvent veröffentlicht seine Global Event Industry Benchmarks Study. Demnach nutzen Veranstaltungsplaner Technologien, um steigende Erwartungen der Teilnehmer erfüllen zu können.

B
udgetzwänge, Eventmarketing und der Nachweis des Return on Investment (ROI) sind die größten Herausforderungen, mit denen Meeting und Event Professionals konfrontiert werden. Das hat die Global Event Industry Benchmarks Study mit 869 Teilnehmern des amerikanischen Eventmanagement-Spezialisten Cvent ergeben.

„Die Studie zeichnet das Bild einer Meeting- und Eventbranche, die trotz überwiegend gleichbleibender Budgets stets innovativ bleibt“, sagt David Chalmers, Marketing Director Cvent Europe, spricht aber gleichzeitig ein Problem an: „Seien wir ehrlich – während 58 Prozent der Studienteilnehmer angeben, dass ihre Eventbudgets auf Vorjahresniveau verharren, haben sowohl Stakeholder als auch Besucher die Erwartung, dass Meetings, Messen und Events stets innovativer und ausgefeilter werden”, beschreibt er eine Zwickmühle, in der sich viele Planer sehen: Gleiche Rahmenbedingungen, aber steigende Erwartungshaltungen.

Um sich in diesem Dilemma zu behelfen, werden immer häufiger Event-Technologien zur Hilfe genommen. Gut die Hälfte der befragten Teilnehmer gibt an, Technologien aus Effizienz- und Automatisierungsgründen zu nutzen und um das Besuchererlebnis zu verbessern. „Der Druck auf Eventmanager, immer mehr zu liefern, immer effizienter zu werden und den ROI (Return on Investment) für die Investitionen in Events nachzuweisen, nimmt stetig zu. Prozesse in diesem Umfeld manuell zu erledigen, ist nicht sonderlich nachhaltig“, so Chalmers.

Der Trend geht zur Verknüpfung verschiedener Systeme, um Prozesse zu optimieren. 44 Prozent der Befragten integrieren bereits CRM-Tools (Customer Relationship Management) in die bestehende Veranstaltungstechnik, 37 Prozent verknüpfen Onlinebuchungs-Tools mit ihren aktuellen Technologien.

Eventmarketing und Big Data sind zwei weitere wichtige Trends, denen die Studie auf den Grund geht. Marketingverantwortliche geben – wenig überraschend – Eventmarketing als unangefochtene Nummer eins ihrer Herausforderungen an und verwenden darauf auch die meiste Zeit ihrer Arbeitskraft. Lediglich die inhaltliche Planung von Veranstaltungen nimmt unter allen Befragten mehr Zeit in Anspruch.                                            
Global Event Industry Benchmark-Studie
FOTO: CVENT
Als effektivstes Vermarktungswerkzeug wird E-Mail-Marketing angesehen, gefolgt von Social-Media-Marketing und der guten, alten Post. Ein aus Sicht von Cvent erfreulicher Fortschritt: 24 Prozent haben Marketing-Automation-Tools in bestehende Systeme eingebunden, so wie es beispielsweise mit der Eventmanagement-Software von Cvent möglich ist.

„Durch die Integrierung umfangreicher CRM-Systeme und Marketing- Automation-Lösungen in die Eventmanagement-Software lassen sich automatisch eventbezogene Daten mit dem Customer Lifecycle Management verknüpfen“, weiß Chalmers. Ein Zugriff auf diese Daten ermögliche Sales und Marketing-Verantwortlichen sehr viel personalisiertere Kommunikation und Kampagnen, erläutert Chalmers. Dass das Generieren event- und teilnehmerbezogener Daten immer wichtiger wird, darüber sind sich die Befragten absolut einig. Lediglich elf Prozent stufen Datengewinnung als nicht wichtig ein. Diese Daten sollen aber nicht nur für die Vermarktung künftiger Veranstaltungen genutzt werden, über die Hälfte der Studienteilnehmer gibt an, die Daten nutzen zu wollen, um die Planung und Durchführung künftiger Events zu verbessern.

Von einer Verbesserung der Prozesse rund um Messen und Kongresse geht Chalmers fest aus und wagt einen Ausblick: „Viele Prozesse des Eventmanagements werden rationalisiert und optimiert werden, denken Sie nur an Datenerfassung oder Kommunikation. Außerdem wird alles online laufen“, ist er überzeugt. „Das Besuchererlebnis wird sich fundamental ändern, es wird definitiv personalisierter und individueller werden.“ Diese Entwicklung wird sich wohl trotz Budgetzwängen nicht aufhalten lassen.  CHRISTIAN FUNK 

STUDIE

Basierend auf einer globalen Umfrage, an der 869 Führungskräfte, Planer und Vermarkter teilgenommen haben, bietet die Global Event Industry Benchmarks Study von Cvent Kennzahlen zu allen Phasen des Eventkreislaufs – von der Planung und Vermarktung über das Erlebnis vor Ort bis hin zu Berichterstellung nach dem Event und der ROI-Bemessung. Der Report bietet aussagekräftige Informationen, welche Themen die Messe- und Kongresswirtschaft beschäftigen, zeigt auf, woran Unternehmen arbeiten und gibt Planern somit die Möglichkeiten, die eigenen Veranstaltungen zu vergleichen und zu bemessen. 

www.cvent.com/de/ globalbenchmarkstudie
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